ENGLISH WILL FOLLOW THE FRENCH DESCRIPTION

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif (ve) pour soutenir l’équipe de l’Entité 4.

Faites partie d’une équipe dynamique et aidez à améliorer les services de santé en français tout en formant des rapports solides avec la communauté francophone dans toute sa diversité.  Nous vous offrons un contrat d’un an renouvelable.

Entité 4 est à la recherche d’un[1] adjointe administratif une expérience solide en gestion de bureau pour appuyer la direction générale et les 4 autres membres de l’équipe afin d’assurer le fonctionnement efficace des activités administratives de l’Entité. Son soutien à l’organisation logistique de diverses activités contribuera au développement et au maintien des relations entre l’Entité et la communauté et entre l’Entité et les partenaires du réseau de santé local.

Êtes-vous celui ou celle qui peut:

  • Gèrer l’agenda électronique de la Direction générale.
  • Organiser des rencontres pour la Direction générale et les autres membres de l’équipe, incluant les rencontres individuelles avec les employés ainsi qu’avec des partenaires.
  • Organiser les réservations et les voyages tels que transport par avion, train, voiture de location, hôtel, salles de rencontres.  Aider à organiser les événements (salles, traiteurs, etc.).
  • Organiser les conférences téléphoniques, les rencontres virtuelles et (ou) en personne.
  • Gérer la correspondance, effectuer les suivis appropriés et le classement tant physique qu’électronique.
  • Rédiger des lettres simples et/ou reçoit la consigne du contenu de lettres plus complexes à rédiger.
  • Organiser et préparer la documentation de soutien pour les rencontres du Conseil d’administration et ses comités, prendre les notes et rédiger les procès-verbaux ;

Si la réponse est affirmative, vous pourriez être le (la) bon(ne) candidat(e) pour ce poste.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

  • Faire preuve d’intégrité
  • Souci du détail
  • Savoir gérer les priorités
  • Savoir organiser/planifier
  • Excellente capacité d’adaptation
  • Posséder des aptitudes techniques et fonctionnelles
  • Entretenir de bonnes relations avec ses collègues et posséder de très bonnes habiletés en communication interpersonnelle, tant en français qu’en anglais
  • Faire preuve d’une grande discrétion et de respect de la confidentialité

Exigences:

  • Diplôme d’études collégiales en administration de bureau ;
  • Un minimum de trois années d’expérience dans un emploi ayant des fonctions similaires ;
  • Une excellente connaissance du français tant oral qu’écrit et une bonne connaissance de l’anglais tant oral qu’écrit ;
  • Utilisation des appareils usuels de bureau ainsi que la suite Office 365, Internet et le courriel.

Conditions de travail

1. Salaire compétitif sur le marché

2. Avantages sociaux concurrentiels

3. Lieu de travail : Aurora (mode hybride)

4. Heures de travail normales : 35 heures par semaine

5. Disponibilité pour travailler le soir et les fins de semaine à l’occasion

6. Titulaire d’un permis de conduire valide

Fourchette salariale

              Entre 50 000$ et 55 000$ (selon l’expérience et les compétences)

Modalités de soumission des candidatures

Toutes les candidatures soumises doivent inclure :

o Une lettre de présentation soulignant clairement les qualifications pour le poste ;

o Un curriculum vitae adressé à l.rooke@entite4.ca Les candidatures doivent être soumises uniquement par voie électronique à l’adresse ci-haut avant le 8 juillet 2022 à 16 h.

Nous remercions tous ceux et celles qui soumettront leur candidature ; cependant, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue. L’Entité 4 souscrit aux principes d’équité en matière d’emploi. La description de tâches détaillée est disponible sur demande.

[1] La forme masculine employée dans ce document a valeur de genre neutre et désigne aussi bien les hommes que les femmes.

 

We are looking for an Administrative Assistant to support Entité 4’s team.

Become part of a great team and help improve French language health services while developing strong relationships with the very diverse Francophone communities we serve.  We are offering a one-year renewable contract.

Entité 4 is looking for an individual with solid office management experience to support our Executive Director and 4 other team members and ensure the smooth operation of our organization.  The ideal candidate has strong skills in logistics and will contribute to developing and strengthening partnerships between Entité 4 and two main groups:  the communities we serve and our partners within the health care system.

We are looking for someone who can:

  • Manage the Executive Director’s calendar.
  • Organize meetings for all team members, including individual meetings with employees or external partners.
  • Make reservations and organize trips and events (including plane reservations, car rentals, hotels, meeting rooms and catering).
  • Organize telephone conferences, as well as viritual or in-person meetings.
  • Manage correspondence, ensure appropriate follow-up and electronic filing.
  • Write basic correspondence and e-mails.
  • Organize and prepare all support documentation for Board meetings or Board committee meetings, attend Board meetings and take minutes.

If you possess these skills, you are the right candidate for this position.  

Qualities and skills required

  • Detail oriented
  • Able to prioritize tasks
  • Be organized and plan ahead
  • Be flexible
  • Great technical skills  
  • Be a team player and possess excellent communication skills in both English and French
  • Be discreet when dealing with confidential information

Requirements:

  • College degree in administration or office management
  • Three years of experience in a similar position  
  • Fluency in French, verbal and written, and good knowledge of English, verbal and written
  • Excellent knowledge of Office 365 and other basic Microsoft applications.  

 

Working conditions:  

1. Competitive salary

2. Group insurance and group RRSP

3. Office located in Aurora, Ontario (hybrid model)

4. Normal hours :  35 hours per week  

5. Availability to work evenings or weekends on occasion

6. Must have a valid driver’s license

 

Salary range

 

              Between 50 000$ and 55 000$ (according to experience and skill level)

How to submit your application:

 

All submissions must include :  

o A cover letter outlining your qualifications for this position

o Your resume

Please send the above to l.rooke@entite4.ca electronically before 4:00 p.m. on July 8, 2022.

We thank all applicants; however, we will contact only the individuals who are selected for an interview.  Entité 4 subscribes to all equity principals in matters of employment.  A complete job description is available on demand (in French only).