Summary

We support professional artists and arts organizations to create and produce art for the benefit of all Ontarians, through grants, services, outreach and partnerships / Nous appuyons les artistes de profession et les organismes artistiques dans la création et la production d’œuvres d’art au profit de l’ensemble des Ontariens et Ontariennes, au moyen de subventions, de services, d’initiatives de sensibilisation et de partenariats.

Description

Deadline date for submissions: November 18, 2024 
Contract type: Regular-Full Time 
Affiliation: Unionized 
Location: Toronto (Hybrid) 
Remuneration: $43,368 – $65,694 
 
The Ontario Arts Council (OAC) requires a skilled administrator to provide key administrative and logistical support services for assigned programs (currently music and dance), processes and projects. The program administrator will work closely with the respective program officers and will be responsible for communicating detailed information to applicants on program requirements and how to apply.  
 
Key Responsibilities:  
  

  • Supports applicants and responds to inquiries and follows up by phone, e-mail, video conferencing, or in person about processes and application requirements and how to use the on-line grants system  
  • Provides comprehensive administrative support through all stages of the application cycle, such as reviewing application eligibility and completeness of data entry, proofreading, preparing payments and managing records  
  • Supports the application peer assessment panels by providing administrative and technical support throughout the process, such as access to applications, score sheets and audio-visual materials, and notetaking 
  • Makes logistical arrangements for meetings, such as room bookings, hotel, travel and catering  

 
Key Qualifications:  
 

  • Experience providing administrative support in a deadline driven, complex work environment, combined with relevant training and/or education  
  • Appreciation of a broad range of art forms and not-for-profit arts management, with preference given to individuals with direct experience with music and dance art forms 
  • A supportive, positive attitude when communicating with artists and arts administrators that have barriers in applying, different needs, capabilities and are from diverse communities
  • English at an excellent level and French at the advanced level is a requirement for reading, writing and verbal communication  
  • Proficiency in an Indigenous language or ASL is an asset
  • Results-oriented person with strong ability to work under pressure to meet tight deadlines in a fast-paced environment with multiple priorities  
  • Highly organized, attentive to detail, with strong multi-tasking and time management skills  
  • Works well independently as well as in a collaborative team setting 
  • Communicates in a professional manner with a customer service focus  
  • Intermediate to advanced proficiency with Word and Excel is essential, experience with Microsoft Office 365 and Teams is an asset  
  • Technically adept in the use of audio-visual equipment and databases   
  • May need to work overtime periodically  

 
OAC recognizes that interested individuals may not meet all of the above qualifications and possess other relevant education, and professional and lived experience that would make them the right candidate. Applicants are invited to share this with us in their cover letter.   

Diverse perspectives, ideas and lived experiences are assets in serving Ontario’s artists, arts organizations and the people of Ontario. We invite all interested individuals to apply and encourage applications from people with disabilities, Indigenous, and racialized individuals, as well as people from a diversity of ethnic and cultural origins, sexual orientations, gender identities and expressions. 
   
Interested individuals are invited to submit a cover letter and resume:  
https://www.arts.on.ca/about-us/careers-at-oac

Please contact Human Resources at hr@arts.on.ca if you are unable to apply on-line and/or require accommodations during the recruitment process due to a disability.  
  
While we thank all candidates for their interest, only those selected for interview will be contacted.  
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Date d’échéance pour la soumission des candidatures : 18 novembre 2024
Type de contrat : temps plein régulier  
Affiliation : poste syndiqué   
Emplacement : Toronto (hybride) 
Rémunération : 43 368 $ – 65 694 $

Le Conseil des arts de l’Ontario (CAO) recherche un administrateur ou une administratrice qualifiés pour soutenir certains programmes (actuellement musique et danse), processus et projets sur les plans administratif et logistique. L’administrateur ou l’administratrice des programmes travaillera en étroite collaboration avec les responsables de chaque programme et sera chargé(e) de présenter de l’information détaillée aux candidats sur les exigences du programme et les modalités de candidature.  
 
Principales responsabilités :   
  

  • Soutenir les personnes qui déposent leur candidature, répondre aux demandes de renseignements et assurer le suivi par téléphone, par courrier électronique, par vidéoconférence ou en personne des questions sur les processus et les modalités de candidatures, ainsi que sur la manière d’utiliser le système d’octroi de subventions en ligne.  
  • Fournir une assistance administrative complète à tous les stades du cycle de candidature, notamment en vérifiant l’admissibilité des candidatures et l’exhaustivité des données saisies, en assurant la relecture de certains documents, en préparant les paiements et en gérant les dossiers.  
  • Appuyer les groupes d’évaluation des candidatures par les pairs en leur offrant un soutien administratif et technique tout au long du processus, comme l’accès aux candidatures, aux fiches de résultats et au matériel audiovisuel, ainsi qu’en assurant la prise de notes. 
  • Prendre les dispositions logistiques pour les réunions, telles que la réservation de salles, d’hôtels, de voyages et de services de restauration.  

 
Principales compétences :   
 

  • Expérience de l’offre de soutien administratif dans un milieu de travail complexe soumis à des échéances serrées, combinée à une formation ou à un enseignement approprié.  
  • Appréciation d’une grande diversité de formes d’art et de la gestion des arts à but non lucratif, la préférence étant donnée aux personnes ayant une expérience directe des arts de la musique et de la danse. 
  • Attitude positive et coopérative dans la communication avec les artistes et les administrateurs artistiques qui rencontrent des difficultés dans leur dépôt de candidature, qui ont des capacités et des besoins différents, et qui appartiennent à des communautés diverses.
  • Excellent niveau d’anglais à l’oral comme à l’écrit.  
  • Bilinguisme avec un niveau élevé de maîtrise du français oral et écrit.
  • Maîtrise d’une langue autochtone ou de l’ASL : un atout.  
  • Être une personne axée sur les résultats, avoir une grande capacité de travailler sous pression avec des échéances serrées dans un milieu exigeant à priorités multiples.  
  • Très bonne organisation, attention aux détails et solides compétences de gestion du temps et d’exécution de tâches multiples.  
  • Bonne capacité à travailler en autonomie et à collaborer avec une équipe. 
  • Communication professionnelle axée sur le service à la clientèle. 
  • Une maîtrise intermédiaire à supérieure de Word et Excel est essentielle, une expérience de Microsoft Office 365 et Teams est un atout.  
  • Savoir-faire technique en utilisation de matériel audiovisuel et de bases de données.    
  • Le poste peut comporter des périodes de travail supplémentaire.    

 
Le CAO reconnaît que les personnes intéressées ne détiennent peut-être pas toutes les aptitudes ci-dessus et peuvent avoir d’autres diplômes pertinents, ainsi qu’une expérience professionnelle et vécue qui ferait d’elles de bons candidats ou candidates. Ces personnes sont invitées à nous en faire part dans leur lettre de présentation.    

La diversité des perspectives, des idées et des expériences vécues est un atout pour servir les artistes, les organismes artistiques et la population de l’Ontario. Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler et encourageons les personnes handicapées, autochtones, racisées ainsi que les personnes d’une diversité d’origines ethniques et culturelles, d’orientations sexuelles, d’identités et d’expressions de genre à postuler.  

Les personnes intéressées sont invitées à soumettre une lettre de présentation et un curriculum vitae: https://www.arts.on.ca/le-cao-en-bref/carrieres-au-cao?lang=fr-ca

Veuillez contacter les Ressources humaines à hr@arts.on.ca si, en raison d’un handicap, vous ne pouvez pas postuler en ligne ou si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement.      
   
Nous remercions toutes les personnes de leur intérêt, cependant, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.