The highest level of court in the Province, the Court of Appeal for Ontario, requires a highly professional and organized individual to perform a range of legal secretarial services within the Court's Judicial Support Unit, Ministry of the Attorney General.

What can I expect to do in this role?

You will:

• take dictation, transcribe, type, format, and proofread highly confidential and sensitive documents

• compose routine correspondence

• receive, and respond to, inquiries

• converse directly with the Court's judiciary, managers, judicial research lawyers and the public

• plan and manage court schedules, and arrange meetings and appointments

• review and prioritize mail and re-direct appropriately

• make travel and accommodation arrangements

• maintain confidential filing systems

Location: Toronto

How do I qualify?

Mandatory

• You can type 50 words per minute

• You are proficient with Dictaphone with 70% accuracy

• You are proficient in oral and written English, and oral and written French at the advanced level

Technical Knowledge and Experience:

• You have demonstrated experience in providing legal secretary and administrative support

• You can proofread legal documents and update files and court schedules

• You have the ability to acquire and apply knowledge of policies and procedures governing the Court of Appeal for Ontario

• You have knowledge of financial processes

• You can ensure purchasing procedures are followed, and invoices and statements of expenses are prepared for payment

Computer Skills:

You have:

• proficiency using computers and demonstrated ability to use word-processing, spreadsheet and e-mail applications such as MS Word and MS Excel

• knowledge of information databases (e.g. Court Office System (COS)) to enter, track and update data

Judgment and Organizational Skills:

• You can coordinate committees, conferences and workshops

• You have tact, and discretion to manage highly sensitive material using a high degree of confidentiality

• You have the ability to plan and manage calendars and schedules in a high-pressure environment with strict deadlines

• You have the ability to maintain confidential filing systems

Oral and Written Communication Skills:

You can:

• compose correspondence from verbal dictation and written instructions for the judges' signatures (e.g. letters to counsel)

• receive, and respond to, phone inquiries from the public

• converse directly with senior legal officers, judiciary, managers, lawyers and all other justice participants

OPS commitment to diversity, inclusion, accessibility, and anti-racism:

We are committed to build a workforce that reflects the communities we serve and to promote a diverse, anti-racist, inclusive, accessible, merit-based, respectful and equitable workplace.

We invite all interested individuals to apply and encourage applications from people with disabilities, Indigenous, Black, and racialized individuals, as well as people from a diversity of ethnic and cultural origins, sexual orientations, gender identities and expressions.

Visit the OPS Anti-Racism Policy < https://www.ontario.ca/page/ontario-public-service-anti-racism-policy > and the OPS Diversity and Inclusion Blueprint < https://www.ontario.ca/page/ops-inclusion-diversity-blueprint > pages to learn more about the OPS commitment to advance racial equity, accessibility, diversity, and inclusion in the public service.

We offer employment accommodation across the recruitment process and all aspects of employment consistent with the requirements of Ontario's Human Rights Codehttp://www.ohrc.on.ca/en/ontario-human-rights-code >. Refer to the application instructions below if you require a disability-related accommodation.

Salary Range: $26.89 – $31.65 Per Hour

Additional information:

  • 1 Bilingual Permanent, 130 Queen St W, Toronto, Toronto Region, Criminal Record and Judicial Matters Check

Note:

  • In accordance with the Ontario Public Service (OPS), Employment Screening Checks Policy (ESCP), the top candidate(s) may be required to undergo a security screening check. Refer to the above to determine the screening checks that are required for this position.

Required security screening checks along with your written consent, will be sent to the Transition and Security Office (TSO), Talent Acquisition Branch (TAB), HR Service Delivery Division (HRSDD) to evaluate the results. If applicable, the TSO, with your written consent, will request and obtain any additional employment screening checks that were not obtained directly by you.

A record under the Criminal Code and/or other federal offence record(s) does not automatically mean you will be ineligible for the position. The employment screening check(s) will only be reviewed and evaluated by the TSO for the purpose of making a security clearance decision. The details of an individual's employment screening check(s) will be considered in specific relation to the duties and responsibilities of the position being filled. Employment screening check records will be maintained by the TSO and kept strictly confidential.

  • Effective October 1, 2021, the OPS COVID-19 Safe Workplace Directive requires all Ontario Public Service employees to provide proof they are fully vaccinated, meaning they are fully vaccinated as defined by the Ministry of Health (refer to: COVID-19 Fully Vaccinated Status in Ontario), including 14 calendar days have passed since receiving their final dose of the COVID-19 vaccine.

Employees who do not provide proof of full vaccination will be deemed ‘not vaccinated' under the Directive and will be required to attend a vaccine education program and undergo regular rapid antigen testing. Employees who are not vaccinated under the policy with a valid medical exemption will not be required to attend a vaccine education program but must undergo regular rapid antigen testing.

Please apply online, only, at www.ontario.ca/careers, quoting Job ID 171223, by Friday, December 3, 2021. Please follow the instructions to submit your application. Faxes are not being accepted at this time.

If you require a disability-related accommodation in order to participate in the recruitment process, please contact us at www.gojobs.gov.on.ca/ContactUs.aspx to provide your contact information. Recruitment Services staff will contact you within 48 hours. Only those applicants selected for an interview will be contacted.

The Ontario Public Service is an inclusive employer. Accommodation will be provided in accordance with Ontario’s Human Rights Code.

www.ontario.ca/careers

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La Cour d'appel de l'Ontario, le plus haut tribunal de la province de l'Ontario, est à la recherche d'une personne organisée et faisant preuve d'un grand professionnalisme pour offrir divers services de secrétariat juridique au sein de l'Unité des services judiciaires auxiliaires du ministère du Procureur général.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Vous devrez :

• prendre des dictées, transcrire, dactylographier, formater et corriger des documents hautement confidentiels et délicats;

• composer des lettres courantes;

• recevoir les demandes de renseignements et y donner suite;

• vous entretenir directement avec les magistrats de la Cour, les chefs, les avocats qui font de la recherche judicaire et le public;

• planifier et gérer les calendriers de la cour, et prendre des dispositions pour les réunions et rendez-vous;

• examiner le courrier, en établir la priorité et le transmettre de manière appropriée;

• prendre des dispositions pour les déplacements et l'hébergement;

• tenir des systèmes de classement confidentiel.

Lieu de travail : Toronto

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire :

• saisie clavier de 50 mots/min;

• aptitudes pour la transcription d'enregistrements magnétophoniques avec une exactitude de 70 %;

• maîtrise du français et de l'anglais de niveau avancé, à l'oral et à l'écrit.

Expérience et connaissances techniques :

• expérience démontrée du soutien en secrétariat juridique et en administration;

• capacité de faire la lecture d'épreuves de documents juridiques et de mettre à jour les dossiers et les calendriers de la cour;

• capacité d'acquérir et d'appliquer des connaissances sur les politiques et procédures régissant la Cour d'appel de l'Ontario;

• connaissance des processus financiers;

• capacité de veiller à ce que les processus d'achat soient suivis et à ce que les factures et relevés soient préparés pour le paiement.

Compétences en informatique :

• maîtrise de l'informatique et capacité démontrée d'utiliser les logiciels de traitement de texte, de calcul, de courriel ainsi que les applications comme celles de MS Word et MS Excel;

• connaissance des bases de données (p. ex., système du greffe) afin de saisir, de suivre et de mettre à jour des données.

Discernement et sens de l'organisation :

• capacité de coordonner des comités, conférences et ateliers;

• tact et discrétion pour gérer des documents très délicats et en assurer un niveau élevé de confidentialité;

• capacité de planifier et de gérer les calendriers et horaires dans un milieu où la pression est élevée et où les échéances sont strictes;

• capacité de tenir des systèmes de classement confidentiel.

Aptitudes pour la communication orale et écrite :

• capacité de composer des lettres à partir de dictées verbales et d'instructions écrites pour les faire signer par les juges (p. ex., lettres aux conseillers);

• capacité de recevoir les demandes de renseignements téléphoniques et d'y donner suite;

• capacité de s'entretenir directement avec les juristes hors classe, la magistrature, les chefs, les avocats et les autres participants du système judiciaire.

Engagement de la FPO à l'égard de la diversité, de l'inclusion, de l'accessibilité et de la lutte contre le racisme :

Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.

Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.

Rendez-vous sur les pages présentant la Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme < https://www.ontario.ca/fr/page/politique-de-la-fonction-publique-de-lontario-pour-la-lutte-contre-le-racisme > et le Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO < https://www.ontario.ca/fr/page/politique-de-la-fonction-publique-de-lontario-pour-la-lutte-contre-le-racisme > pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.

Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au Code des droits de la personne < http://www.ohrc.on.ca/fr/le-code-des-droits-de-la-personne-de-l%E2%80%99ontario > de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.

Échelle salariale : 26,89 $ – 31,65 $ de l'heure

Renseignements supplémentaires :

  • 1 bilingue Permanent, 130, RUE QUEEN O, Toronto, Région Toronto, Vérification de casier judiciaire et d'affaires judiciaires

Note :

  • Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.
  • Conformément à la Politique relative aux vérifications de sécurité du personnel de la fonction publique de l'Ontario, les meilleurs candidats pourraient être tenus de se soumettre à une enquête de sécurité générale. Reportez-vous à ce qui précède pour déterminer les vérifications de présélection nécessaires pour ce poste.

Les vérifications des antécédents du personnel requises, accompagnées de votre consentement écrit, seront envoyées au Bureau de la Sécurité et de la Transition (TSO), à la Direction de l'Acquisition de Talents (TAB), à la Division de la Prestation des Services de Ressources Humaines (RHDC) pour évaluer les résultats. Si nécessaire, le TSO, avec votre consentement écrit, demandera et obtiendra toute autre vérification des antécédents additionnels que vous n'auriez pas obtenue directement.

Un casier judiciaire pour une infraction au Code criminel ou une autre infraction fédérale ne signifie pas automatiquement que vous ne serez pas admissible au poste. Le BTS examinera et évaluera les vérifications de sécurité uniquement aux fins de la prise d'une décision au sujet de l'attestation de sécurité. Les détails des vérifications de sécurité seront pris en considération en fonction des fonctions et responsabilités propres au poste à pourvoir. Les dossiers de vérification de l'emploi seront conservés par le BTS dans la plus stricte confidentialité.

  • Depuis le 1er octobre 2021, la directive de la FPO en réponse à la COVID-19 pour des milieux de travail sécuritaires oblige toute personne travaillant pour la fonction publique de l'Ontario à fournir la preuve qu'elle est entièrement vaccinée au sens du ministère de la Santé (voir le document Statut entièrement vacciné contre la COVID-19 en Ontario), ce qui signifie notamment qu'elle a reçu sa dernière dose de vaccin contre la COVID-19 depuis au moins 14 jours civils.

Les employées et employés de la FPO qui ne fourniront pas une preuve de vaccination complète ou une preuve d'exemption médicale valide seront considérés comme « non vaccinés » en vertu de la directive et devront participer à un programme d'information sur les vaccins et passer régulièrement des tests de dépistage rapide des antigènes. Les employées et employés qui fourniront une preuve d'exemption médicale valide ne devront pas participer à le programme d'information sur les vaccins mais devront passer régulièrement des tests de dépistage rapide des antigens.

Veuillez postuler en ligne au www.ontario.ca/carrieres, en entrant l’ID de poste 171223, d’ici le vendredi 3 décembre 2021. Veuillez suivre les instructions pour soumettre votre candidature. Les télécopies ne sont pas acceptées.

Si vous avez besoin que l’on prenne des mesures d’adaptation qui vous permettront de participer au processus de recrutement, veuillez communiquer avec nous au www.gojobs.gov.on.ca/ContactUs.aspx?Language=French et nous fournir vos coordonnées. Le personnel des Services de recrutement communiquera avec vous dans les 48 heures. Nous communiquerons uniquement avec les personnes convoquées à une entrevue.

La fonction publique de l’Ontario souscrit au principe de l’égalité des chances. Toute adaptation nécessaire sera réalisée conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario.

www.ontario.ca/carrieres