Description
<p>Syntax is a leading Managed Cloud Provider for Mission Critical Enterprise Applications and has been providing comprehensive technology solutions to businesses of all sizes since 1972. Syntax has undisputed strength to implement and manage ERP deployments (Oracle, SAP) in a secure and resilient private, public or hybrid cloud. With strong technical and functional consulting services, and world-class monitoring and automation, Syntax serves some of North America’s largest corporations across a diverse range of industries. Syntax has offices worldwide, and partners with Oracle, SAP, AWS, Microsoft, IBM and other global technology leaders.</p><p><br></p><p><b>About the Team:</b></p><p>You’ll join a dynamic and collaborative team focused on sourcing top-tier contractor talent for SAP-related projects.</p><p>You will work closely with the team to identify, hire, and onboard highly qualified SAP professionals who support strategic business initiatives.</p><p><br></p><p><b>Position Summary:</b></p><p>We are seeking a detail-oriented and proactive <b>Contractor Onboarding Coordinator</b> to support our recruiters and contract managers. This pivotal role ensures a smooth, compliant, and timely onboarding experience for external SAP consultants joining our projects.</p><p>You will act as a key liaison between selected contractors, internal stakeholders, and our contract management and onboarding teams. Your responsibilities will span across collecting contractor information, creating and managing system profiles, and coordinating critical onboarding steps with multiple departments.</p><p><br></p><p><b>Key Responsibilities:</b></p><ul><li>Create and maintain all recruitment requests received in the ATS tool</li><li>Coordinate with selected contractors to collect required personal information for onboarding</li><li>Ensure documentation compliance for all onboardings</li></ul><p><br></p><ul><li>Create and maintain candidate profiles in ATS systems accurately and promptly.</li><li>Collaborate with Contract Managers to support the preparation and validation of contracts.</li><li>Share onboarding details to relevant internal stakeholders to enssure a smooth onboarding and great candidate experience (e.g. IT, security, finance, resourcing)</li><li>Track onboarding progress and follow up on pending items with contractors and internal teams</li><li>Manage the contracts’ extensions and off-boarding processes</li><li>Act as the primary point of contact to support candidates throughout their journey with Syntax;</li><li>Participate in quarterly follow up with contractors about Syntax IT & Security compliance requirements.</li><li>Identify roadblocks, and improvement opportunities to ensure process efficiency and effectiveness</li><li>Maintain thorough and up-to-date documentation of onboarding activities.</li><li>Work closely with the Operations Lead on ensure daily operations are supported, as as on special projects from time to time</li></ul><p><br></p><p><b>Qualifications:</b></p><p><b>Required:</b></p><ul><li>2+ years of experience in an administrative, HR coordination, staffing, or onboarding role (ideally in a project-based or consulting environment)</li><li>Strong organizational skills and attention to detail</li><li>Excellent communication and follow-up skills (email and verbal)</li><li>Proficiency with MS Office and collaboration tools (e.g., Outlook, Excel, Teams, SharePoint)</li><li>Ability to multitask and prioritize in a fast-paced environment</li><li>Team player, self confidence and proactive attitude</li></ul><p><br></p><p><b>Preferred:</b></p><ul><li>Experience working with contractor management, recruitment, or SAP project teams</li><li>Familiarity with contracts and onboarding documentation</li></ul><p><br></p><p><br></p><p><br></p><p>Syntax est un fournisseur de services gérés de cloud pour des applications d’entreprise critiques et offre des solutions technologiques complètes aux entreprises de toutes tailles depuis 1972. Syntax dispose d’une expertise incontestée pour mettre en œuvre et gérer des déploiements ERP (Oracle, SAP) dans un cloud privé, public ou hybride, sécurisé et résilient. Grâce à des services de conseil techniques et fonctionnels solides, ainsi qu’à une surveillance et une automatisation de classe mondiale, Syntax dessert certaines des plus grandes entreprises d’Amérique du Nord dans divers secteurs. Syntax possède des bureaux à travers le monde et collabore avec Oracle, SAP, AWS, Microsoft, IBM et d’autres leaders mondiaux de la technologie.</p><p>À Propos de l’Équipe</p><p>Vous rejoindrez une équipe dynamique et collaborative, qui se concentre sur la recherche de talents contractuels de premier ordre pour les projets liés à <b>SAP</b>. Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’équipe pour identifier, recruter et intégrer des professionnels SAP hautement qualifiés, soutenant des initiatives stratégiques d’entreprise.</p><p>Résumé du Poste</p><p>Nous recherchons un <b>Coordinateur de l’Intégration des Contractuels</b> orienté vers les détails et proactif pour soutenir nos recruteurs et gestionnaires de contrats. Ce rôle essentiel garantit une expérience d’intégration fluide, conforme et rapide pour les consultants externes SAP rejoignant nos projets.</p><p>Vous jouerez un rôle clé de liaison entre les contractuels sélectionnés, les parties prenantes internes, ainsi que nos équipes de gestion des contrats et d’intégration. Vos responsabilités incluront la collecte des informations des contractuels, la création et la gestion des profils dans les systèmes, et la coordination des étapes critiques d’intégration avec plusieurs départements.</p><p>Responsabilités Clés</p><ul><li>Créer et maintenir toutes les demandes de recrutement reçues dans l’outil ATS.</li><li>Coordonner avec les contractuels sélectionnés pour collecter les informations personnelles requises pour l’intégration.</li><li>Veiller à la conformité des documents pour toutes les intégrations.</li><li>Créer et maintenir des profils de candidats dans les systèmes ATS, avec précision et rapidité.</li><li>Collaborer avec les gestionnaires de contrats pour soutenir la préparation et la validation des contrats.</li><li>Partager les détails d’intégration avec les parties prenantes internes pertinentes afin d’assurer une intégration fluide et une excellente expérience pour les candidats (p. ex. : IT, sécurité, finance, gestion des ressources).</li><li>Suivre le progrès de l’intégration et effectuer un suivi des éléments en suspens avec les contractuels et les équipes internes.</li><li>Gérer les extensions et les processus de fin de contrat.</li><li>Agir en tant que point de contact principal pour soutenir les candidats tout au long de leur parcours chez Syntax.</li><li>Participer à des suivis trimestriels avec les contractuels concernant les exigences de conformité IT et sécurité de Syntax.</li><li>Identifier les obstacles et les opportunités d’amélioration pour garantir l’efficacité et l’efficience du processus.</li><li>Maintenir une documentation complète et à jour des activités d’intégration.</li><li>Travailler en étroite collaboration avec le responsable des opérations pour garantir le soutien des opérations quotidiennes, ainsi que sur des projets spéciaux de temps à autre.</li></ul><p>Qualifications</p><p>Obligatoires :</p><ul><li><b>2+ ans</b> d’expérience dans un rôle administratif, de coordination RH, de gestion des ressources ou d’intégration (idéalement dans un environnement basé sur des projets ou de conseil).</li><li>Solides compétences organisationnelles et souci du détail.</li><li>Excellentes compétences en communication et suivi (écrit et verbal).</li><li>Maîtrise des outils MS Office et de collaboration (p. ex. : Outlook, Excel, Teams, SharePoint).</li><li>Capacité à gérer plusieurs tâches et à établir des priorités dans un environnement rapide.</li><li>Esprit d’équipe, confiance en soi et attitude proactive.</li></ul><p><br></p><p>Préférées :</p><ul><li>Expérience dans la gestion des contractuels, le recrutement ou les équipes de projets SAP.</li><li>Familiarité avec les contrats et la documentation d’intégration.</li></ul><p></p>
