Description
RÔLE Sous la supervision du directeur général, l’adjointe à la direction contribue à l’efficacité administrative en assistant les membres de la haute direction dans leurs tâches administratives t techniques. RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES Assister le directeur général et autres dirigeants dans leurs tâches administratives et techniques journalières en effectuant la rédaction, la mise en page, le traitement de la correspondance et la tenue à jour et le suivi des dossiers;Rédiger la correspondance, les procédures, les dénonciations de contrats;Rédiger des communiqués;Composer des documents à partir de directives ou de notes et les écrire dans des styles et formes appropriées;Effectuer la correspondance courante en faisant la cueillette, la recherche et l’agencement des renseignements nécessaires;Compiler des données, dresser des tableaux et tenir à jour des dossiers;Assister à des réunions ou visionner les enregistrements de réunions, prendre des notes et rédiger tout document ou procès-verbal;Gérer et rendre à terme les différents mandats organisationnels périodiques confiés;Procéder au renouvellement des assurances commerciales de l’entreprise en collaboration avec le courtier, procéder à la demande de certificat d’assurances chantier spécifiques selon les besoins, oeuvrer en collaboration avec le personnel d’estimation et le courtier pour obtenir des coûts estimés de frais d’assurances pour des projets à venir;Soumettre des demandes de cautionnements à la compagnie d’assurance, transmettre les originaux au client si requis et s’assurer de conserver les copies dans les dossiers légaux;Assister la direction dans ses activités à portée sociale;Composer et collaborer à la préparation de cartes virtuelles au nom de la direction; Veiller à la mise à jour de la banque de fiches de données de sécurité SIMDUT, transposer sur le groupe TEAMS concerné, préparation de cartables physiques pour les installations fixes et requis en chantier;Toutes autres tâches connexes.
