Coordonnateur(trice) Administratif(ve) – Capex et services techniques

Fondée en 1995, Cogir Immobilier compte plus de 20 000 employés passionnés de l’immobilier. Motivés par un désir constant de donner un sens à l’immobilier, nous cherchons à humaniser, créer et nous dépasser afin de concevoir des milieux de vie agréables, fonctionnels et à l’image des gens qui les occupent. Notre équipe assure la gestion de plus de 520 propriétés situées au Canada et aux États-Unis. Nous administrons plus de 4 millions de pieds carrés de propriétés immobilières de nature commerciale ainsi que 74 000 logements, incluant plus de 270 résidences privées pour aînés. La Fondation Cogir soutient des projets et causes regroupés sous quatre grands axes : les jeunes, les aînés, la diversité culturelle et l’environnement.

Raison d’être du poste

Création de poste afin de soutenir notre croissance. Relevant du gestionnaire de projets, le ou coordonnateur(trice) de projets est responsable de fournir un soutien administratif et opérationnel efficace au gestionnaire de projets et d’assurer la liaison avec les équipes de l’administration du capital et de la comptabilité. Ce rôle consiste à gérer les besoins administratifs et opérationnels quotidiens de l’équipe tout en projetant une image professionnelle et positive de l’entreprise auprès des contacts internes et externes et en faisant preuve de confidentialité, de discrétion, de tact, de diplomatie et de flexibilité dans la routine quotidienne.

Résultats clés

• Tous les processus sont gérés, suivis et administrés efficacement
• Les fournisseurs sont adéquatement inscrits dans le système financier et dans l’outil interne
• La personne est responsable du soutien aux erreurs de facturation et aux approbations dans le système comptable
• Les dépenses en immobilisations sont correctement suivies et rapportées pour l’ensemble des projets
• Les gestionnaires de projets reçoivent le soutien administratif approprié et efficace selon les besoins

Plus précisément, votre quotidien avec nous ressemblera à :

• Offrir un soutien adéquat au gestionnaire de projets afin de prévenir les factures en retard
• Initier et suivre les bons de commande pour éviter les retards de projet
• S’assurer que la documentation de clôture est complétée pour chaque projet
• Participer à l’élaboration et à la collecte des budgets en immobilisations structurelles au niveau des propriétés
• Planifier les réunions du département avec l’équipe et les parties prenantes clés et gérer la documentation ainsi que le suivi des points discutés lors des réunions d’opérations
• Appuyer la planification des audits de condition des bâtiments et la gestion des données, incluant la mise à jour des fichiers électroniques et des prévisions budgétaires
• Configurer les nouveaux fournisseurs pour l’équipe en collaboration avec les comptes fournisseurs
• Assurer l’échange des informations clés des projets avec l’équipe de projet, les consultants, les fournisseurs et les clients internes, incluant les échéanciers, les plans de site, la facturation, les documents de clôture et les contrats
• Préparer les contrats et documents de construction requis, par exemple les documents de construction canadiens
• Effectuer des recherches et compiler des données pour des projets spéciaux au besoin
• Examiner et créer les bons de commande lorsque nécessaire, suivre le budget et les dépenses, vérifier l’exactitude des factures et assurer le suivi des échéanciers de projet dans une approche orientée vers le client
• Représenter la mission et les valeurs de l’entreprise dans toutes les activités et communications
• Réaliser toute autre tâche assignée

La personne idéale possède :

• Proactivité, autonomie et efficacité
• Excellentes compétences interpersonnelles permettant d’interagir efficacement avec les clients internes et externes
• Solides aptitudes organisationnelles permettant de gérer plusieurs tâches avec des priorités concurrentes dans un environnement dynamique et exigeant
• Capacité à traiter des informations confidentielles et sensibles avec jugement professionnel
• Capacité à travailler de manière collaborative avec l’équipe de projet, les départements du bureau de soutien, les équipes régionales et le personnel des sites
• Motivation personnelle et excellentes aptitudes en résolution de problèmes et en négociation

Qualifications requises :

• Minimum de trois ans d’expérience dans des fonctions similaires
• Expérience en gestion de projets
• Bilinguisme français et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Maîtrise des outils informatiques tels que MS Office et MS Project

Avantages :

• Salaire compétitif
• Stationnement gratuit
• Assurances collectives
• Télémédecine
• Vacances annuelles
• Remboursement du titre de transport mensuelle
• Une équipe accueillante
• Travail en mode hybride
• Horaires flexibles
• Programme d’aide aux employés
• Évènements d’entreprise
• Des défis stimulants à la hauteur de vos ambitions !