Coordonnateur exécutif/ Coordonnatrice exécutive – longueuil

L’Institut de la Planification Financière est à la recherche d’un(e) coordonnateur·trice exécutif·ve à temps plein pour compléter son équipe. Sous la supervision de la présidente et cheffe de la direction, tu agiras comme bras droit stratégique : tu soutiendras la prise de décision, tu orchestras l’exécution avec les équipes et tu piloteras des dossiers transversaux qui font avancer nos priorités institutionnelles.

NOUS SOMMES

Le seul organisme au Québec autorisé à décerner le diplôme de planificateur financier et à établir les règles relatives à la formation continue de ses diplômés. Nous développons des contenus, normes et services qui se distinguent par leur rigueur, leur qualité et leur impact sur la profession.

Rejoins une équipe collaborative, dynamique et engagée envers l’excellence!

NOTRE OFFRE

• Salaire compétitif selon l’expérience à partir de 70 000$/an.
• Poste permanent – 35 h/semaine, avec horaire flexible.
• Assurances collectives après trois (3) mois, avec 50 % des primes payées par l’employeur.
• Régime de retraite avec cotisation de l’employeur.
• Télétravail occasionnel possible.
• Fermeture du temps des Fêtes avec jours payés supplémentaires.
• Vacances avantageuses selon l’ancienneté + trois (3) jours mobiles payés.
• Sept (7) jours payés de maladie/obligations familiales, cumulables d’une année à l’autre.
• Remboursement de formations et des frais de scolarité liés à l’emploi.
• Environnement stimulant et axé sur l’innovation pédagogique.

TON APPORT À L’ÉQUIPE

Soutien exécutif et pilotage de dossiers

• Agir comme partenaire stratégique de la direction : prioriser, préparer et suivre des dossiers sensibles, structurer les décisions (briefs, options, risques), puis orchestrer l’exécution.
• Coordonner le travail de la direction au quotidien et orienter la planification des activités de la direction avec les équipes internes et les partenaires externes.
• Préparer les réunions de direction (convocations, ordres du jour alignés sur les priorités, dossiers de décision) et réaliser les comptes rendus avec suivi systématique des actions.
• Produire des tableaux de bord (charges de travail, échéanciers, indicateurs) pour donner une visibilité claire à la direction et soutenir une prise de décision rapides.

Gestion contractuelle et fournisseurs

• Préparer les devis, coordonner la rédaction et les signatures des contrats fournisseurs/partenaires et suivre les engagements et livrables (qualité, délais, budget).
• Conseiller la direction en lien avec la mise en œuvre des contrats.

Support aux équipes et communication

• Assurer la circulation fluide de l’information entre les équipes, synthétiser les points saillants et désengorger les canaux d’entrée vers la direction (filtrer, traiter, prioriser, rediriger).
• Structurer les communications internes : rédaction/révision de documents clés (rapports, présentations, notes internes), en garantissant la qualité et l’alignement aux standards de l’Institut.

Réalisation de projets et amélioration continue

• Coordonner des initiatives/projets internes (processus, outils, organisation), en gérant les échéanciers, dépendances et risques opérationnels.
• Mettre à jour les bases de données, outils de suivi, calendriers partagés et échéanciers pour assurer la traçabilité et l’intégrité des informations.

Organisation d’événements

• Planifier et orchestrer la logistique d’événements internes (rencontres d’équipe, ateliers, activités corporatives, remises) : lieux, horaires, invitations, inscriptions, fournisseurs, matériel, respect des délais et budgets.
• Soutenir les ressources dans la planification et l’organisation d’événements publics.

Opérations et bureau

• Veiller au bon fonctionnement du bureau (fournitures, locaux, matériel, demandes TI) et anticiper les besoins pour un environnement de travail fonctionnel et ordonné.

TON PROFIL

• DEC en bureautique, administration ou formation équivalente
• Minimum 5 ans d’expérience en soutien exécutif ou coordination, idéalement auprès d’une direction générale
• Excellentes compétences rédactionnelles en français et anglais fonctionnel
• Grande rigueur organisationnelle et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle
• Discrétion, professionnalisme, sens du service, initiative et souci du détail
• Maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams)