Le/la Coordonnateur.trice administratif.ve est responsable du soutien administratif du bureau. Nous recherchons une personne motivée et débrouillarde pour contribuer au succès des projets. Compte tenu de la portée des tâches, ce poste est 100% présentiel au bureau (Quartier des Spectacles).
Principales responsabilités
Accueil des clients, livreurs, représentants, visiteurs, etc…;
Traitement des courriels généraux, courrier et messagerie, système téléphonique
Coordination quotidienne du bureau (classement, rangement, achats, réservations, abonnements, commandes) ;
Collaboration avec les Associés et appui à l’équipe
Collaboration avec la directrice des finances sur différentes tâches administratives;
Aide à la mise en place d`un nouveau logiciel de gestion.
Support à la facturation, rapports des heures facturables, fournisseurs, tenue de dossiers.
Archivage et sauvegarde des données.
Développement des affaires
Collaboration avec les Associés sur différentes tâches de relation Clients
Assurer une veille sur les différents appels de proposition de services professionnels; SEAO et autres plateformes;
Prendre en charge le montage des dossiers d’offres de services;
Édition de texte et mise en page – maitrise logiciel Indesign impérative
Coordonner les impressions et les dépôts;
Aptitude
Prise en charge des tâches confiées, débrouillardise et initiative – Autonomie
Ordonnée et structurée, sens des priorités – Rigueur
Souci de l’image du bureau tant au niveau de l’environnement physique que des relations humaines – Courtoisie
Respect du caractère confidentiel des informations – Discrétion
Excellent niveau de communication en français et en anglais – Bilingue professionnel
Formation, expérience et compétences
Expérience poste similaire : 2 à 5 ans
Autonomie, courtoisie, rigueur, discrétion et initiative.
Excellente connaissance d’Outlook et de la suite Office (MS Word et Excel).
Connaissance du logiciel de comptabilité Sage (Simple comptable), un atout.
Habileté à gérer plusieurs dossiers simultanément.
