Senior Venue Sourcing Specialist – Meetings & Events

À propos du poste

Encore gère des programmes de réunions et d’événements complexes et à forts enjeux pour des clients du secteur des services financiers partout en Amérique du Nord. Le ou la Spécialiste senior en approvisionnement, réunions et événements, est un expert dédié à l’approvisionnement, responsable de l’ensemble du cycle de sélection, de la stratégie d’appel d’offres jusqu’au contrat signé, pour tout notre portefeuille Réunions et événements.

Il s’agit d’un poste ciblé de niveau senior. Vous apporterez une connaissance approfondie du marché, des relations établies avec les hôtels, ainsi que l’expérience en négociation nécessaire pour obtenir des conditions qui protègent à la fois nos clients et notre entreprise. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les coordonnateurs d’événements responsables de la gestion des programmes, ainsi qu’avec la direction sur les résultats commerciaux.

L’approvisionnement doit être votre spécialité, et non une responsabilité parmi d’autres. Si vous avez développé une expertise solide dans ce domaine et souhaitez un poste où cette expertise est au cœur du travail, cette occasion est pour vous.

Ce que vous ferez

Stratégie d’approvisionnement et gestion des appels d’offres

• Gérer l’ensemble du cycle d’appel d’offres pour tous les événements Réunions et événements, du brief initial à la présentation des options de lieux au client.
• Développer des stratégies d’approvisionnement adaptées au type d’événement, au budget, à l’emplacement et aux objectifs du programme.
• Préparer des appels d’offres détaillés, prêts à être présentés au client, avec des critères d’évaluation et des échéanciers clairs.
• Gérer plusieurs appels d’offres simultanément sans compromettre la qualité ni les délais.

Négociation contractuelle et gestion des risques

• Diriger les négociations de contrats avec les hôtels et les lieux événementiels afin d’obtenir des tarifs avantageux, des protections en matière d’attrition, des conditions d’annulation favorables et des concessions.
• Examiner les clauses contractuelles sous l’angle du risque, notamment en matière de force majeure, de commission et de responsabilité, avant leur présentation au client.
• Gérer les calendriers de dépôts, les dates d’option et les jalons contractuels du portefeuille actif.
• Informer l’équipe de façon proactive des échéances contractuelles à venir.
• Négocier, au besoin, les contrats de transport terrestre et d’autres ententes avec des fournisseurs liés au lieu.

Relations hôtelières et intelligence de marché

• Maintenir des relations actives avec les principales propriétés hôtelières dans les marchés prioritaires.
• Suivre les ouvertures d’hôtels, rénovations, changements de bannière et autres évolutions du marché.
• Repérer des occasions de partenariats ou de propriétés préférentielles et les présenter à la direction.
• Apporter une expertise en approvisionnement dès les premières étapes du processus de vente.

Soutien à l’hébergement

• Agir comme expert de référence en gestion des blocs de chambres et soutenir les coordonnateurs d’événements pendant toute la période d’hébergement.
• Servir de point d’escalade auprès des équipes hôtelières en cas d’enjeux liés aux blocs de chambres, aux réservations ou aux demandes particulières.
• Veiller au respect des conditions contractuelles par les établissements et signaler rapidement tout écart.

Suivi des commissions

• S’assurer que les commissions attendues sont correctement consignées à la signature du contrat.
• Collaborer avec la comptabilité pour suivre la perception des commissions à l’échelle du portefeuille.
• Agir comme point d’escalade lorsque des commissions sont en souffrance, contestées ou à risque de dépasser les délais de recouvrement.
• Porter à l’attention de la direction les dossiers non résolus, avec le contexte et une recommandation.

Collaboration d’équipe et transfert de connaissances

• Travailler en partenariat avec les coordonnateurs d’événements tout au long du cycle de planification et assurer une transmission claire des livrables d’approvisionnement.
• Créer et maintenir des gabarits, documents de référence sur les lieux et guides de marché pour renforcer la qualité du travail de l’équipe.
• Participer aux appels clients lorsque l’expertise sur les lieux est requise.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus.

Ce que vous apportez

Ce poste exige une expérience concrète en approvisionnement hôtelier et en négociation contractuelle. Une connaissance générale du secteur événementiel ne suffit pas.

• Minimum de 5 ans d’expérience en approvisionnement hôtelier et négociation de contrats, en agence, TMC ou environnement corporatif lié aux voyages d’affaires.
• Expérience avérée dans la gestion d’un volume élevé d’appels d’offres.
• Expérience directe en négociation autonome de contrats hôteliers, notamment pour l’attrition, l’annulation et les commissions.
• Expérience avec les plateformes de recherche de lieux et aisance avec les outils de gestion des voyages d’affaires et des événements.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs appels d’offres actifs sans compromettre la qualité.
• Une expérience dans les services financiers ou les événements corporatifs constitue un atout.
• Bilinguisme français-anglais préféré.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec la capacité de présenter clairement des options de lieux.
• Souci du détail exceptionnel en matière de contrats et excellente gestion des échéances.

About the Role

Encore delivers complex, high-stakes Meetings & Events programs for financial services clients across North America. The Senior Venue Sourcing Specialist leads the full sourcing cycle across our M&E portfolio, from RFP strategy through signed contract.

This is a focused senior role for a sourcing expert with deep market knowledge, strong hotel relationships, and proven negotiation skills. You will work closely with event coordinators on program delivery and with Leadership on commercial outcomes.

If venue sourcing and contract negotiation are your core expertise, this role is built for you.

What You Will Do

Sourcing Strategy and RFP Management

• Lead the full RFP cycle for M&E events, from initial brief through client venue presentation.
• Develop sourcing strategies based on event type, budget, location, and program goals.
• Prepare detailed, client-ready RFPs with clear evaluation criteria and timelines.
• Manage multiple active RFPs at once without compromising quality or speed.

Contract Negotiation and Risk Management

• Lead hotel and venue contract negotiations, securing favorable rates, attrition protection, cancellation terms, and concessions.
• Review contract terms for risk, including force majeure, commission language, and liability clauses, before client presentation.
• Manage deposit schedules, option dates, and key contract milestones across the portfolio.
• Keep the team informed of upcoming contractual deadlines.
• Negotiate ground transportation and other venue-related vendor agreements as needed.

Hotel Relationships and Market Intelligence

• Maintain strong relationships with key hotel properties in priority markets.
• Track hotel openings, renovations, brand changes, and market developments.
• Identify preferred property opportunities that could benefit multiple clients and share them with Leadership.
• Provide sourcing expertise early in the sales process as new opportunities are scoped.

Accommodations Support

• Serve as the subject matter expert on hotel block management and support event coordinators through the rooming period.
• Act as the escalation point with hotel group sales teams on room blocks, reservations, and special requests.
• Ensure properties are honoring contracted terms and flag discrepancies quickly.

Commission Oversight

• Ensure expected commissions are documented accurately at contract execution.
• Partner with accounting to track commission collection across the portfolio.
• Escalate outstanding, disputed, or overdue commissions.
• Bring unresolved issues to Leadership with context and a recommended next step.

Team Collaboration and Knowledge Transfer

• Partner with event coordinators throughout the planning cycle and ensure clear handoff of sourcing deliverables.
• Build and maintain sourcing templates, venue reference materials, and market guides.
• Join client calls when venue expertise is needed.
• Contribute to process improvements as the team grows.

What You Bring

This role requires hands-on experience in sourcing and contracting. General event experience alone is not enough.

• At least 5 years of experience in hotel venue sourcing and contract negotiation in an agency, TMC, or corporate travel environment.
• Proven success managing high-volume RFP pipelines.
• Direct experience independently negotiating hotel contracts, including attrition, cancellation, and commission clauses.
• Experience with venue sourcing platforms and standard corporate travel and event management tools.
• Ability to manage a high volume of active RFPs without sacrificing quality.
• Financial services or corporate event experience is a strong asset.
• Bilingual English and French is preferred.
• Strong written and verbal communication skills, including the ability to present venue options clearly to clients and internal stakeholders.
• Exceptional attention to detail in contracts and strong deadline management across a complex portfolio.