Coordonnateur(trice) administratif(ve)/ Client Care and Office Coordinator

Présentation de l’entreprise

Inspirée par la Méditerranée, Moroccanoil prend vie grâce à son emballage emblématique turquoise et son parfum signature, pour une expérience exotique qui éveille les sens. Notre Soin Moroccanoil original a révolutionné les soins capillaires à base d’huile et a suscité un intérêt mondial pour l’huile d’argan. Au cœur de notre marque se trouve la communauté de coiffeurs et de stylistes qui nous inspire à créer des produits efficaces et faciles d’utilisation. Aujourd’hui, notre mission demeure la même : innover dans le domaine de la beauté tout en ayant un impact positif. Nous soutenons le bien-être animal en tant que marque sans cruauté, certifiée PETA Beauty without Bunnies et partenaire de la Humane Society. La préservation des océans et le développement durable sont essentiels pour nous, notamment grâce à notre collaboration avec Oceana. Dans la poursuite de notre mission, nous nous efforçons d’avoir un impact significatif dans nos communautés et partout dans le monde.

Aperçu du poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) professionnel(le) agréable, organisé(e) et motivé(e), doté(e) d’une attitude positive, d’excellentes habiletés relationnelles et d’une véritable mentalité axée sur l’action. Le candidat idéal apprend rapidement, s’épanouit dans un environnement dynamique et aime soutenir à la fois les personnes et les opérations avec efficacité et professionnalisme.,

Principales responsabilités :

Responsabilités liées au bureau

• Gérer les opérations quotidiennes du bureau et les fonctions administratives afin d’assurer un environnement de travail organisé et efficace.
• Coordonner l’entretien général de l’immeuble avec les fournisseurs attitrés tels que les électriciens, plombiers, compagnie d’alarme incendie, exterminateurs, etc.
• Agir comme point de contact accueillant et professionnel pour les employés, visiteurs et partenaires externes.
• Coordonner les fournitures de bureau, les commandes de repas, les livraisons de nourriture, l’expédition d’articles de bureau et offrir un soutien administratif général.
• Aider à la planification et à l’organisation des événements de bureau, des rencontres avec les employés provenant de l’extérieur de la ville, des projets spéciaux et des cadeaux destinés aux employés.
• Soutenir les ressources humaines relativement aux programmes de reconnaissance des employés, à l’attribution des espaces de bureau, à la coordination de l’équipement requis avec l’équipe TI et à la mise à jour des listes téléphoniques.
• Coordonner les activités pour les employés telles que le BBQ annuel d’été, les événements corporatifs estivaux, les célébrations de la fête des Mères, etc.
• Soutenir la direction dans diverses tâches opérationnelles et administratives, au besoin.

Qualifications

• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion de multiples tâches.
• Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles.
• Maîtrise de Microsoft Office et des systèmes bureautiques généraux.
• Capacité à travailler de façon autonome, à établir les priorités et à s’adapter rapidement.
• Expérience préalable en administration de bureau, coordination d’événements ou soutien aux ressources humaines (un atout).
• Au moins 3 ans d’expérience dans une position similaire.

Responsabilités liées au Service à la clientèle

Tâches et responsabilités

• Assister les clients par clavardage et par courriel à l’aide de la plateforme Zendesk.
• Offrir une expérience exceptionnelle et mémorable à tous les clients de Moroccanoil.
• Maintenir d’excellentes relations avec la clientèle, analyser les besoins des clients et proposer des solutions adaptées à leurs attentes.
• Prendre les mesures appropriées afin de résoudre les problèmes efficacement.
• Atteindre les objectifs de productivité et les indicateurs de performance (KPI).
• Traiter les transactions, les demandes et les mises à jour dans les systèmes internes.
• Participer aux formations obligatoires afin de demeurer à jour concernant les produits et les politiques de l’entreprise.

***

Company Overview

Inspired by the Mediterranean, Moroccanoil comes to life through our iconic turquoise packaging and signature fragrance, for an exotic experience that transports the senses. Our original Moroccanoil Treatment pioneered oil-infused haircare and sparked global interest in argan oil. At the heart of our brand is the stylist community that inspires us to create effective and easy-to-use products. Today, our mission remains unchanged: to pioneer beauty innovations while making a positive impact. We support animal welfare as a cruelty-free brand with our PETA Beauty without Bunnies certification and partnership with the Humane Society. Ocean conservation and sustainability are central to us, including our collaboration with Oceana. As our journey continues, we strive to make a meaningful difference in our communities and around the world.

Position Overview

We are seeking a pleasant, organized, and motivated professional with a positive attitude, strong interpersonal skills, and a true “let’s get it done” mindset. The ideal candidate is a quick learner who thrives in a fast-paced environment and enjoys supporting both people and operations with efficiency and professionalism.

Key Responsibilities:

Office related duties

• Manage daily office operations and administrative functions to ensure an organized and efficient workplace
• Responsible for coordinating the general building maintenance with established suppliers such as electrician, plumber, fire alarm company, exterminator etc.
• Serve as a welcoming and professional point of contact for employees, visitors, and external partners
• Coordinate office supplies, lunch orders, food deliveries, shipping of office items, maintaining up-to-date phone lists and general administrative support
• Assist in planning and organizing office events, meetings with our out-of-town employees, special projects and employee gifting
• Support Human Resources with employee incentives, distribution of office space, coordinating required equipment with IT.
• Coordinate employee activities such as the annual summer BBQ, corporate summer event, Mother’s Day celebrations etc.
• Support management with various operational and administrative tasks as needed

Qualifications:

• Strong organizational and multitasking skills
• Excellent communication and interpersonal abilities
• Proficiency in Microsoft Office and general office systems
• Ability to work independently, prioritize tasks, and adapt quickly
• Previous experience in office administration, event coordination, or HR support preferred
• At least 2 years of experience in a similar position

Client Care Associate Related duties

• Assist clients through chats, and email using Zendesk platform
• Deliver exceptional and memorable experiences to all Moroccanoil customers
• Maintain excellent relations with customers, analyze their needs, and propose solutions tailored to their requirements
• Take appropriate measures to solve problems effectively
• Achieve productivity goals and KPI’s
• Process transactions, requests, and updates in internal systems
• Attend mandatory training sessions to stay updated on product or company policy changes

Qualifications:

• Above and beyond attitude when dealing with clients with strong problem-solving skills
• Enjoys communicating with clients through multiple channels
• Passion for great service and the ability to connect with people
• Strong written and spoken communication skills
• Ability to multi-task, work independently, and as a team player
• Omnichannel awareness
• Knowledge of Zendesk is an asset but not required
• Bilingual (English and French an asset)