Description
Adjoint(e) administratif(ve)Emplacement : DowntownSalaire : 50k/anResponsabilitésGérer les communications avec les locataires : répondre aux courriels le jour même, prendre les appels et entretenir de bonnes relationsTenir à jour la liste des locataires (coordonnées, courriels, téléphones)Gérer les dossiers des locataires, en particulier ceux nécessitant une attention soutenueSuivre les baux en cours et s’assurer de l’envoi des documents légaux dans les délais requisVérifier les baux avant leur envoi et faire un suivi auprès des locataires qui ne les ont pas signésTraiter les demandes de location et gérer les dossiers des nouveaux locataires (préparation d’offres et de propositions)Effectuer les dépôts bancaires quotidiens (chèques, virements)Assurer le suivi des paiements des locataires et envoyer les rappels en cas de retard ou d’impayésGérer les comptes fournisseurs : traitement des factures et paiements via des systèmes électroniquesMaintenir la documentation fournisseurs (création, suivi des travaux, etc.)Assurer le classement électronique organisé des documents administratifs (baux, factures, communications, etc.)ExigencesExcellentes compétences organisationnelles et gestion des prioritésCapacité à communiquer clairement à l’oral comme à l’écritMaîtrise des outils informatiques : Hopem, P Drive, Tipalti, Nethris, Word, Excel (niveau de base)Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des délais serrésBonnes aptitudes relationnelles, notamment avec les locataires et fournisseursDiscrétion et rigueur dans la gestion de documents confidentielsConnaissance des processus administratifs et comptables (comptes à recevoir, à payer, gestion des baux)Aisance avec les outils de communication modernes (Outlook, téléphone)Capacité à rester calme et professionnel(le) en situation de stressExcellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écritUne connaissance des processus de gestion des ressources humaines et de la paie est un atout