Summary

The highest level of court in the Province, the Court of Appeal for Ontario, requires two highly professional and organized individuals to perform a range of legal secretarial services within the Court's Judicial Support Unit.

Description

The highest level of court in the Province, the Court of Appeal for Ontario, requires two highly professional and organized individuals to perform a range of legal secretarial services within the Court's Judicial Support Unit.
About the job
You will:
• take dictation, transcribe, type, format, proof-read highly confidential and sensitive documents
• compose routine correspondence
• receive and respond to inquiries
• converse directly with the Court's judiciary, managers, judicial research lawyers and the public
• plan and manage court schedules, arrange meetings and appointments
• review and prioritize mail and re-direct appropriately
• make travel and accommodation arrangements
• maintain confidential filing systems

What you bring to the team

Mandatory requirements
• You can type 50 words per minute
• You are proficient with Dictaphone with 70% accuracy
• You must possess oral and written French language skills at the advanced level. Your proficiency level will be confirmed before hire.

Technical knowledge and experience:
• You have demonstrated experience in providing legal secretary and administrative support
• You can proofread legal documents and update files and court schedules
• You have the ability to acquire and apply knowledge of policies and procedures governing the Court of Appeal for Ontario
• You have knowledge of financial processes
• You can ensure purchasing procedures are followed and invoices and statements of expenses are prepared for payment

Computer skills:
You have:
• proficiency using computers and demonstrated ability to use word-processing, spreadsheet and e-mail applications such as MS Word and MS Excel
• knowledge of information databases (e.g. Court Office System (COS)) to enter, track and update data

Judgment and organizational skills:
• You can coordinate committees, conferences and workshops
• You have tact and discretion to manage highly sensitive material using a high degree of confidentiality
• You have the ability to plan and manage calendars and schedules in a high pressure environment with strict deadlines
• You have the ability to maintain confidential filing systems

Oral and written communication skills
You can:
• compose correspondence from verbal dictation and written instructions for the judges' signatures (e.g. letter to counsel)
• receive and respond to phone inquiries from the public
• converse directly with senior legal officers, judiciary, managers, lawyers and all other justice participants
Don't meet every qualification?
If you are excited about this position and meet most, but not all, of the listed qualifications, please still consider applying. We recognize that no one person might have every qualification in this job ad, and you just might be the right candidate!
How we support diversity, inclusion and accessibility
We are building an inclusive workforce that reflects the communities we serve. We encourage everyone interested in working with us to apply, including people with disabilities, Indigenous, Black and racialized individuals, as well as people from all ethnicities, cultures, sexual orientations, gender identities and gender expressions.

Our hiring process is accessible, consistent with Ontario's Human Rights Code and the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005. We are working to prevent and remove barriers in our hiring processes and can offer  accommodation to address specific needs related to Code-protected grounds such as disability, family status and religion. For more information about accommodation during the hiring process please  contact us.

Learn more about the work the OPS is doing to create an inclusive, anti-racist, accessible and diverse workplace:

What we offer
• We offer a unique opportunity to make a real difference in people's lives, working both in and out of the courtroom.
• You will be joining a team of more than 3,000 frontline staff members and managers across the province, committed to professionalism, collaboration and innovation.
• You will enjoy a friendly and cooperative work environment, career growth opportunities, and on-the-job training.

The Ontario Public Service is one of Ontario's largest employers. Employees work for a wide range of ministries, with offices in more than 70 cities across the province. We offer:
• a career that can grow across ministries and job functions
• flexible learning and developmental opportunities, including education and mentorship programs
• a modern, friendly and accessible physical work environment
• many employee networks offering support for and education about underrepresented groups

This role comes with a comprehensive compensation and benefits package that includes:
• a defined-benefit lifetime pension plan (guaranteed, ongoing inflation-protected income after retirement)
• group health, dental, life and disability benefits
• a range of vacation and leave options
• an Employee and Family Assistance Program, which provides confidential counselling services
Additional information
Address:

  • 1 Bilingual English/French Permanent, 130 Queen Street West, Toronto, Toronto Region, Criminal Record and Judicial Matters Check

Compensation Group:
Ontario Public Service Employees Union
Understanding the job ad – definitions
Schedule:
3
Category:
Administrative and Support Services
Posted on:
Friday, February 27, 2026
Note:

 

  • This ad is also available in French.
  • About security checks:
    A criminal or other federal offence record does not automatically disqualify you from the position. We consider each situation based on the position's responsibilities.
    If a check is needed and you've lived outside of Canada in the past 5 years for 6 or more months in a row, or if you are not a Canadian resident, you'll need to provide an out-of-country police clearance certificate from the country you lived in.
    Employment screening checks are only reviewed and evaluated by the Transition and Security Office, which also maintains them and keeps them strictly confidential.
  • T-AG-241960/26

How to apply:

  1. You must apply online.
  2. Your cover letter and resume combined should not exceed five (5) pages. For tips and tools on how to write a concise cover letter and resume, review the Writing a Cover Letter and Resume: Tips, Tools and Resources.
  3. Customize your cover letter and resume to the qualifications listed on the job ad. Using concrete examples, you must show how you demonstrated the requirements for this job. We rely on the information you provide to us.
  4. Read the job description to make sure you understand this job.
  5. OPS employees are required to quote their WIN EMPLOYEE ID number when applying.
  6. If you require a disability related accommodation in order to participate in the recruitment process, please Contact Us to provide your contact information. Recruitment services team will contact you within 48 hours.

Please be advised that the results of this competition may be used to form an eligibility list of qualified candidates to potentially fill future vacancies represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU). In accordance with the Collective Agreement, eligibility lists are shared with OPSEU representatives. By applying to this competition, you are providing consent that your name may be shared with OPSEU representatives.

All external applicants (including former employees of the Ontario Public Service) applying to a competition in a ministry or Commission public body must disclose (either in the cover letter or resume) previous employment with the Ontario Public Service. Disclosure must include positions held, dates of employment and any active restrictions as applicable from being rehired by the Ontario Public Service. Active restrictions can include time and/or ministry-specific restrictions currently in force, and may preclude a former employee from being offered a position with the Ontario Public Service for a specific time period (e.g. one year), or from being offered a position with a specific ministry (either for a pre-determined time period or indefinitely). The circumstances around an employee's exit will be considered prior to an offer of employment.

Remember:
The deadline to apply is Tuesday, March 24, 2026 11:59 pm EDT. Late applications will not be accepted.
We thank you for your interest. Only those selected for further screening or an interview will be contacted.

The Ontario Public Service is an inclusive employer.
Accommodation is available under the Ontario's Human Rights Code .

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La Cour d'appel de l'Ontario, le plus haut tribunal de la province de l'Ontario, est à la recherche d'une personne organisée et faisant preuve d'un grand professionnalisme pour offrir divers services de secrétariat juridique au sein de l'Unité des services judiciaires auxiliaires.
Au sujet de l'emploi
Vous devrez :
• prendre des dictées, transcrire, dactylographier, formater et corriger des documents hautement confidentiels et délicats;
• composer des lettres courantes;
• recevoir les demandes de renseignements et y donner suite;
• vous entretenir directement avec les magistrats de la Cour, les chefs, les avocats qui font de la recherche judicaire et le public;
• planifier et gérer les calendriers de la cour, prendre des dispositions pour les réunions et rendez-vous;
• examiner le courrier, en établir la priorité et le transmettre de manière appropriée;
• prendre des dispositions pour les déplacements et l'hébergement;
• tenir des systèmes de classement confidentiel.
Ce que vous apportez à l'équipe

Ce qui est obligatoire :
• saisie clavier de 50 mots/min;
• aptitudes pour la transcription d'enregistrements magnétophoniques avec une exactitude de 70 %.
• Maîtrise du français [oral et écrit] de niveau avancé. Votre niveau de maîtrise sera évalué avant l'embauche.

Expérience et connaissances techniques :
• expérience démontrée du soutien en secrétariat juridique et en administration;
• capacité de faire la lecture d'épreuves de documents juridiques et de mettre à jour les dossiers et les calendriers de la cour;
• capacité d'acquérir et d'appliquer des connaissances sur les politiques et procédures régissant la Cour d'appel de l'Ontario;
• connaissance des processus financiers;
• capacité de veiller à ce que les processus d'achat soient suivis et à ce que les factures et relevés soient préparés pour le paiement.

Compétences en informatique :
• maîtrise de l'informatique et capacité démontrée d'utiliser les logiciels de traitement de texte, de calcul, de courriel ainsi que les applications comme celles de MS Word et d'Excel;
• connaissance des bases de données (p. ex., système du greffe afin de saisir, de suivre et de mettre à jour des données.

Discernement et sens de l'organisation :
• capacité de coordonner des comités, conférences et ateliers;
• tact et discrétion pour gérer des documents très délicats et en assurer un niveau élevé de confidentialité;
• capacité de planifier et de gérer les calendriers et horaires dans un milieu où la pression est élevée et où les échéances sont strictes;
• capacité de tenir des systèmes de classement confidentiel.

Aptitudes pour la communication orale et écrite :
• capacité de composer des lettres à partir de dictées verbales et d'instructions écrites pour les faire signer par les juges (p. ex., lettres aux conseillers);
• capacité de recevoir les demandes de renseignements téléphoniques et d'y donner suite;
• capacité de s'entretenir directement avec les juristes hors classe, la magistrature, les chefs, les avocats et les autres participants du système judiciaire.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.

Notre processus d'embauche est accessible, conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario et à la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez communiquer avec nous.

Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez:

 

Ce que nous offrons
• Nous offrons une occasion unique de faire une réelle différence dans la vie des gens, en travaillant à la fois dans la salle d'audience et en dehors de celle-ci.
• Vous rejoindrez une équipe de plus de 3 000 membres du personnel de première ligne et de gestionnaires de toute la province, qui s'engagent à faire preuve de professionnalisme, de collaboration et d'innovation.
• Vous bénéficierez d'un environnement de travail convivial et coopératif, de possibilités d'évolution de carrière et d'une formation en cours d'emploi.

La fonction publique de l'Ontario constitue l'un des plus importants organismes employeurs de la province. Les membres du personnel travaillent pour différents ministères, répartis dans plus de 70 villes dans l'ensemble de la province. Nous offrons :
• une carrière qui peut évoluer au sein de différents ministères et fonctions;
• des possibilités d'apprentissage et de perfectionnement flexibles, notamment des programmes de formation et de mentorat;
• un environnement de travail physique moderne, convivial et accessible;
• de nombreux réseaux d'employés offrant un soutien et une formation aux groupes sous-représentés.

Ce poste s'accompagne d'un régime de rémunération et d'avantages sociaux complet qui comprend :
• un régime de pension à vie à prestations définies (revenu garanti et protégé contre l'inflation après la retraite)
• des régimes collectifs de soins de santé, de soins dentaires, d'assurance-vie et d'assurance-invalidité;
• un éventail d'options de vacances et de congés;
• un programme d'aide aux employés et à la famille, qui fournit des services de conseil confidentiels.
Renseignements supplémentaires
Adresse:

  • 1 bilingue (anglais et français) Permanent(s), 130 Queen Street West, Toronto, Région Toronto, Vérification de casier judiciaire et d'affaires judiciaires

Groupe de rémunération:
Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l'Ontario
Comprendre l'avis d'emploi vacant – définitions
Horaire:
3
Catégorie:
Services d'administration et de soutien
Date de publication:
le vendredi 27 février 2026
Note:

 

  • Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.
  • À propos des vérifications de sécurité:
    Un dossier qui fait état d'une infraction criminelle ou d'une autre infraction fédérale ne vous exclut pas automatiquement du poste. Nous prenons en considération chaque situation selon les responsabilités du poste.

    Si une vérification s'avère nécessaire et si vous avez habité en dehors du Canada au cours des cinq dernières années pendant six mois ou plus d'affilée ou si vous n'êtes pas une résidente canadienne ou un résident canadien, vous devrez fournir un certificat de police de l'étranger délivré par le pays dans lequel vous avez habité.
    Les enquêtes de sécurité requises pour l'emploi sont seulement examinées et évaluées par le Bureau de la transition et de la sécurité, qui les tient également à jour et les garde strictement confidentielles.

  • T-AG-241960/26

Comment postuler:

  1. Vous devez postuler en ligne.
  2. Votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae réunis doivent avoir un maximum de cinq (5) pages. Pour des conseils et des outils qui vous aideront à rédiger une lettre d'accompagnement et un curriculum vitae concis, consultez Rédaction d'une lettre d'accompagnement et d'un Curriculum vitae : conseils, outils et ressources.
  3. Adaptez votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae en fonction des exigences figurant dans l'offre d'emploi. En utilisant des exemples concrets, vous devez faire ressortir en quoi vos aptitudes et vos compétences correspondent aux exigences du poste. Nous comptons sur les renseignements que vous nous fournissez.
  4. Voir la description de l'emploi pour bien comprendre en quoi consiste ce poste.
  5. Les membres de la FPO doivent indiquer leur numéro d'employé RIRH (WIN Employee ID Number) lorsqu'ils présentent leur candidature à un poste.
  6. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap qui vous permettront de participer au processus de recrutement, veuillez cliquer sur Pour nous joindre et nous fournir vos coordonnées. L'équipe des services de recrutement communiquera avec vous dans les 48 heures.

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.
Rappel:
La date limite de candidature est le mardi 24 mars 2026 23h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.
Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.
La fonction publique de l'Ontario est un employeur inclusif.
Toute adaptation nécessaire sera réalisée conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario .