Description

Team coordinator

We are currently looking for a Team coordinator to join our rapidly growing dynamic team.

The ideal candidate will have a level of energy, decorum and discretion that is unparalleled. You possess a sixth sense that allows you to be 2 steps ahead at all times. You will have experience in a fast-paced professional environment supporting senior leadership. You will be able to effectively navigate and manage time-sensitive/urgent situations and have a tolerance to ambiguity.

Your tasks:

  • Planning and organizing the work of highly effective professionals
  • Coordinate the work of the team members with people outside the team
  • Facilitate professional’s calendar event planning when scheduling conflicts arises and anticipate needs
  • Maintain and enhance the tools the team use, Excel or others.
  • Help with organizing recognition activities with team members
  • Help with managing team training – plan SAP trainings for each; identify and plan Soft Skills training for each.
  • Help with onboarding activities of new resources on the team
  • Planning and organizing events that take place externally or internally, such as client meetings, team meetings and appreciation events
  • Conducting research and creating reports on various topics based on the needs of the executives
  • Manage information flow in a timely and accurate manner
  • Make travel and accommodation arrangements
  • Maintaining a high degree of discretion and confidentiality
  • Proactively look for ways to increase efficiency and effectiveness
  • You have:
  • Proven experience as a Team coordinator for at least 3 to 5 years
  • Excellent MS Office and Google suite knowledge
  • Outstanding organizational and time management skills, and a sense of urgency
  • Creative and efficient multi-tasking ability
  • Exceptional verbal and written communication skills in English and French (*This is a requirement since in this role you will be dealing our international subsidiaries requiring communication in English on a recurring basis both verbally and in writing)
  • Strong willingness to stretch beyond your comfort zone to assume new responsibilities
  • Discretion and confidentiality
  • High level of emotional intelligence

You are:

  • An excellent communicator
  • An exceptional organizer and prioritizer
  • A multi-tasking expert
  • An outstanding collaborator
  • A continuous learner
  • Resourceful
  • Task-oriented

Coordonnateur / Coordonnatrice d’équipe

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) d’équipe pour se joindre à notre équipe dynamique en pleine croissance.

Le candidat idéal fait preuve d’un niveau d’énergie, de professionnalisme et de discrétion hors pair. Vous possédez un véritable sixième sens qui vous permet d’avoir toujours une longueur d’avance. Vous avez de l’expérience dans un environnement professionnel dynamique en soutien à la haute direction. Vous êtes en mesure de gérer efficacement des situations urgentes et sensibles au facteur temps, tout en démontrant une grande tolérance à l’ambiguïté.

Vos responsabilités :

  • Planifier et organiser le travail de professionnels hautement performants
  • Coordonner le travail des membres de l’équipe avec des parties prenantes externes
  • Faciliter la gestion des calendriers des professionnels, résoudre les conflits d’horaire et anticiper les besoins
  • Maintenir et améliorer les outils utilisés par l’équipe (Excel ou autres)
  • Aider à l’organisation d’activités de reconnaissance pour les membres de l’équipe
  • Contribuer à la gestion de la formation de l’équipe : planification des formations SAP et identification/planification des formations en compétences générales (soft skills)
  • Soutenir les activités d’intégration (onboarding) des nouvelles ressources
  • Planifier et organiser des événements internes et externes tels que des rencontres clients, réunions d’équipe et événements de reconnaissance
  • Effectuer des recherches et préparer des rapports sur divers sujets selon les besoins des cadres
  • Gérer la circulation de l’information de façon précise et dans les délais requis
  • Organiser les déplacements et l’hébergement
  • Maintenir un haut niveau de discrétion et de confidentialité
  • Rechercher de façon proactive des occasions d’améliorer l’efficacité et l’efficience

Votre profil :

  • Expérience démontrée comme coordonnateur(trice) d’équipe depuis au moins 3 à 5 ans
  • Excellente maîtrise de la suite MS Office et de Google Workspace
  • Excellentes aptitudes organisationnelles et en gestion du temps, avec un fort sens de l’urgence
  • Capacité de multitâche créative et efficace
  • Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et en français
  • (Exigence du poste, puisque vous interagirez régulièrement avec nos filiales internationales en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit)
  • Forte volonté de sortir de votre zone de confort et d’assumer de nouvelles responsabilités
  • Grand sens de la discrétion et du respect de la confidentialité
  • Haut niveau d’intelligence émotionnelle

Vous êtes :

  • Un(e) excellent(e) communicateur(trice)
  • Un(e) organisateur(trice) et priorisateur(trice) hors pair
  • Un(e) expert(e) du multitâche
  • Un(e) collaborateur(trice) exceptionnel(le)
  • Un(e) apprenant(e) continu(e)
  • Débrouillard(e)
  • Orienté(e) vers les tâches et les résultats