Description

Le Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Centre (CISSSMC) a une vision fortement axée sur lhumanisation des soins et des services. Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessible. Les usagers et leurs proches demeurent au cœur des priorités.
Le CISSSMC, cest une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour lépanouissement de ses 12 800 employés et 900 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus dune quarantaine dinstallations, dont lHôpital Charles-Le Moyne, lHôpital du Haut-Richelieu, lInstitut Nazareth et Louis-Braille plusieurs CHSLD et CLSC, une maison des aînés, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.
Le CISSSMC chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus dêtre un milieu dapprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec lUniversité de Sherbrooke et son lien daffiliation avec lUniversité de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.
Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons lemploi pour vous.
Le CISSSMC est à la recherche de candidat(e)s afin de pourvoir un remplacement de technicien(ne) en administration au sein de la Direction générale adjointe.
Horaire: Lundi au Vendredi de jour
Port dattache: 3141 Taschereau
Salaire: Entre 27,07 et 36,14$ de lheure
Présentiel requis pour ce remplacement
Libellé du titre demploi:
Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de lapprovisionnement. Elle assume des responsabilités liées à lorganisation du travail et à la planification de lexécution des travaux complexes à caractères administratif tels que la cueillette et lanalyse de données.
Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.
Sommaire de la fonction:
Personne qui assiste prioritairement la Présidente-directrice générale adjointe dans ses fonctions administratives.
Elle effectue la recherche dinformations relatives aux responsabilités de la présidence-direction générale adjointe.
Elle assure les suivis auprès des gestionnaires du CSSS pour toute question relavant de sa compétence.
Elle est responsable de lorganisation du secrétariat de la présidence-direction générale adjointe et de la distribution des tâches qui sy rattachent.
Elle collabore à la gestion du personnel administratif, participe à la sélection du nouveau personnel, à leur orientation et à lappréciation de leur contribution.
Elle classe les documents et assure la gestion de ces derniers.
De plus, elle exécute des travaux complexes à caractère administratif en procédant à la collecte et à lanalyse de données reliées aux différents mandats confiés.
Composantes et descriptions des fonctions:
Assistance administrative et activités spécifiques:
Collaborer à la planification, à lorganisation et à la coordination dactivités techniques et de support pour les comités dont la Présidente-directrice générale adjointe fait partie, telles que la détermination des priorités, lélaboration déchéanciers, la répartition des tâches, la collecte, lanalyse et la synthèse de données.
Recueillir, résumer et adapter des données à caractère administratif en soutien à la Présidente-directrice générale adjointe.
Assurer le suivi des relevés de paie et des rapports de déplacement du personnel relevant de la Présidente-directrice générale adjointe.
Collaborer à la planification et à lorganisation de comités et de réunions: préparer les convocations, les ordres du jours, les dossiers administratifs, effectuer les réservations et vérifier les besoins logistique.
Recueillir et compiler tous les documents nécessaires à ces comités.
Participer à des réunions et rédiger les procès-verbaux ainsi que les comptes rendus.
Agir à titre de conseillère-support administratif aux employés de sa direction.
Identifier les problèmes qui nuisent à la bonne marche de ladministration, en informe la Présidente-directrice générale adjointe et émet des recommandations.
Participer au développement et à limplantation de nouvelles procédures administratives.
Rédiger, transcrire, adapter, concevoir, mettre en page et réviser divers documents, tableaux, rapports à partir de notes, à laide des logiciels appropriés (Word, Excel, PowerBI, OneNote, etc) et sAssurer de la qualité de ceux-ci.
Préparer diverses présentations PowerPoint.
Organiser le travail en fonction des priorités et des échéanciers de réalisation.
Effectuer lensemble des activités de secrétariat (projet de résolution, révision des règlements, etc).
Voir à diffuser au personnel de la présidence-direction générale adjointe toute documentation pertinente.
Déposer et voir à la mise à jour des documents réalisés et adoptés par la Présidente-directrice générale adjointe.
Assurer le suivi des demandes de renseignements, des sondages internes et externes et voit à procurer à la Présidente-directrice générale adjointe tous les éléments pertinents pour y répondre, et assurer les suivis auprès des personnes concernés.
Exécuter des travaux de bureautique et de secrétariat de nature complexe comportant de la cueillette de données, des statistiques et la création de tableau de bord.
Exécuter toutes autres tâches connexes à la demande de sa gestionnaire.
Gestion de la circulation et conservation des documents administratifs:
Élaborer des procédures pour normaliser-rationaliser-automatiser des tâches telles la production, la circulation et larchivage de documents.
Assurer le traitement de la correspondance (papier et électronique) de la Présidente-directrice générale adjointe et le sien en faisant la recherche, la cueillette et lagencement des renseignements nécessaires.
Assurer la suivi des dossiers, identifier les besoins et apporte des solutions.
Établir les procédures de diffusion des dossiers et documents aux fins de présentation èa différentes instances.
Recueillir, de sources internes et externes, des informations pouvant répondre à des besoins, spécifiques dans les délais requis.
Mettre à jour le contenu de dossiers et documents.
Appliquer les règles darchivage et de conservation des documents.
Connaître et utiliser adéquatement les formulaires reliés aux activités des gestionnaires.
Accueil et relations publiques:
Afficher une attitude professionnelle, une apparence soignée et un langage approprié en tout temps.
Respecter la confidentialité des dossiers et faire preuve de discrétion.
Fixer et confirmer les rendez-vous ainsi que tenir lagenda à jour de la Présidente-directrice générale adjointe.
Accueillir les visiteurs avec courtoisie.
Répondre au téléphone, filtrer les appels et fournir les renseignements qui relèvent de sa compétence ou les acheminer à la personne en mesure de répondre.
Faire preuve de diplomatie et de tact dans ses rapports avec les divers intervenants.
Rédaction de correspondance et documents administratifs:
Rédiger la correspondance administrative de la Présidente-directrice générale adjointe.
Préparer des projets de rapports et autres documents administratifs.
Réviser certains textes au point de vue de la composition, de la synthèse et du vocabulaire et assure la bonne présentation technique.
Exploiter les différents logiciels en usage (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Virtuo, Visio, Outlook, etc.).
Gestion de procédés nouveaux:
Participe èa lévaluation de nouvelles versions de logiciels.
Collabore à limplantation de nouveaux systèmes bureautique.
Apporter le support technique aux personnes utilisatrices de logiciels dapplication et autres.
Proposer des normes pour assurer la sécurité et la confidentialité des documents.
Responsabilités inhérentes à la fonction:
Faire preuve de discrétion et dun respect absolu de la confidentialité de linformation comprise dans les courriels et correspondances, appels et interactions transigeant pour et par la Présidente-directrice générale adjointe.
Faire preuve dinitiative pour résoudre les difficultés rencontrées.
Agir dans le cadre de ses compétences, sans dépasser les limites de ses fonctions.
Faire des suggestions en vue daméliorer les politiques et procédures.
Saisir toutes les possibilités de parfaire ses connaissances.
Faire preuve dassiduité et de ponctualité.
Avertir sa gestionnaire de toute modification apportée à son horaire de travail et sassurer quelle soit informée et saisie des urgences dans les meilleurs délais.
Informer de son absence dans les plus brefs délais.
Santé et sécurité au travail:
Prendre connaissance et respecter la politique PPQVT ainsi que les procédures, programmes, directives, méthodes de travail et règles découlant de celle-ci ainsi que la législation applicable.
Prendre les mesures et les moyens nécessaires pour protéger sa santé, sa sécurité et son intégrité physique et psychologique et sengager à respecter les politiques et procédures en lien avec la santé et sécurité au travail.
Prendre les mesures et les moyens appropriés afin de développer et maintenir des habitudes dassiduité et de ponctualité.
Participer activement à lidentification et à la mise en œuvre des mesures pour maintenir et protéger sa santé et assurer sa sécurité et son bien-être au travail ainsi que celui des autres personnes.
Exigences :
Doit détenir un diplôme détudes collégiales (DEC) en administration générale, en technique de comptabilité et de gestion, en technique de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée dune école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme détudes collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation détudes collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de lexpérience pertinente au domaine visé.
Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat détudes collégiales en techniques administratives.
Comportements attendus :
– Maturité
-Autonomie (habilité à régler des problèmes complexe)
-Dynamisme et entregent
-Esprit dinitiative marqué
-Capacité dinnovation développé
-Excellente habilité de communication
-Discrétion et confidentialité
-Capacité à bien gérer son stress
-Aptitude de gestion
-Jugement développé (sens de lorganisation, des priorités et des responsabilités)
-Souplesse et disponibilité
Les avantages offerts :
4 semaines de vacances après 1 année de service;
Régime dassurance collective;
Régime de retraite;
Primes de soirs, de nuits, de fins de semaine;
Programme daide aux employés.