Description
Coordonnateur(trice) Administratif(ve) de Bureau Lieu : Sur site | Temps plein Le(la) Coordonnateur(trice) Administratif(ve) de Bureau joue un rôle clé en soutenant diverses fonctions administratives, opérationnelles et RH au sein de l’organisation. Ce poste polyvalent, entièrement en présentiel, implique de fournir un soutien exceptionnel aux employés, de gérer les opérations de bureau, d’assister les fonctions RH (intégration/départ), de soutenir les tâches administratives liées aux ventes, de coordonner les événements et d’assurer un déroulement fluide du quotidien au bureau. Soutien Administratif Situé(e) à la réception, vous êtes le premier point de contact pour les employés et les visiteurs, en fournissant des orientations et en dirigeant les demandes vers les bonnes personnes, ainsi qu’en distribuant le courrier. Réception & Relations avec les visiteurs : Accepter les livraisons de fournisseurs externes (y compris les démarcheurs) tout en garantissant la confidentialité des informations des employés. Coordonner les livraisons par camion en guidant les chauffeurs sur les zones de déchargement. Communications : Rédiger toutes les communications internes destinées aux employés (ex : RH, Chaîne d’approvisionnement). Publier les mises à jour hebdomadaires sur les écrans TV. Gérer le portail RH interne (Hub Plus dans Dayforce). Mettre à jour et maintenir les listes de distribution par e-mail. Organiser des événements d’entreprise plus importants, incluant des activités de renforcement d’équipe et des réunions à l’extérieur. Gérer la logistique des événements internes (ex : réunions des partenaires commerciaux, réunions de vente), y compris les repas, les déplacements (hôtels et taxis), les réservations de lieux et l’achat de récompenses. Coordonner les livraisons hebdomadaires de petit-déjeuner (ex : bagels) et assurer la préparation des rassemblements hebdomadaires au bureau. Gestion du Bureau Superviser le réapprovisionnement et l’organisation des fournitures de bureau, du papier pour photocopieur, des toners et autres essentiels. Gérer les stocks de la cuisine et commander le café et autres consommables. Planifier l’entretien des machines à café et des distributeurs automatiques. Santé et sécurité : Soutien RH Participer aux activités d’intégration : organiser les horaires de formation, attribuer des collègues de parrainage, préparer les fournitures pour les nouvelles recrues. Mettre régulièrement à jour les listes de distribution par courriel et gérer la boîte de réception RHM pour assurer une communication efficace. Suivre et coordonner les récompenses d’ancienneté : achat, gravure et ajustements de paie pour les reconnaissances monétaires. Gestion des Voyages & Hébergement Organiser les déplacements des candidats et des membres de l’équipe des ventes : réservations de vols, hôtels, taxis. Créer et gérer des comptes sur les plateformes de réservation en ligne en respectant les bonnes pratiques de voyage. Coordonner le voyage annuel de reconnaissance des ventes. Comité Social & Engagement des Employés ~ Fournir un soutien administratif au responsable du Comité social : recherche de prestataires, rédaction des communications (e-mails, formulaires), et organisation des événements de l’entreprise. Diplôme universitaire en ressources humaines, administration des affaires ou domaine connexe, ou expérience équivalente. ~1 à 2 ans d’expérience dans un rôle administratif, RH ou de gestion de bureau. ~ Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais . ~ Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes de gestion RH. ~ Administrative Office Coordinator Onsite | Full-Time The Administrative Office Coordinator plays a key role in supporting various administrative, operational, and HR functions within the organization. This fully onsite multifaceted role involves providing exceptional support to employees, managing office operations, assisting with HR functions (onboarding/offboarding), sales administrative tasks, coordinating events, and ensuring a smooth daily workflow for the office environment. Administrative Support: Seated at reception, you are the first point of contact for employees and visitors, providing guidance and directing inquiries to the appropriate personnel and distribute mail. Reception & Guest Relations: Coordinate truck deliveries by advising drivers on where to drop off goods. Maintain internal HR portal (Hub Plus in Dayforce) Plan and coordinate catering for departmental events, including team celebrations, breakfasts, lunches, and snacks, ensuring proper food and beverage selection. Organize larger employee events, including team-building activities and off-site meetings. Coordinate weekly breakfast delivery (ex: bagels), ensuring preparation for the office’s weekly gathering. Office Management: Oversee the restocking and organization of office supplies, photocopier paper, toner, and other office essentials. Manage kitchen inventory and ordering for coffee and other consumables. Assist with onboarding activities, including organizing training schedules, arranging buddy assignments, and preparing supplies for new hires. Track and coordinate service anniversary awards, including procurement, engraving, and payroll adjustments for monetary recognition. Create and manage online travel platform accounts, ensuring that best practices are followed for booking and managing travel arrangements. Social Committee & Employee Engagement: ~ Provide administrative support to the Social Committee lead by assisting with event research, communication (e.G., email announcements, forms), and planning of company events. Bachelor’s degree in Human Resources, Business Administration, or a related field or equivalent in experience. ~1-2 years of experience in an administrative, HR, or office management role. ~ Excellent written and verbal communication skills in French and English . ~ Proficiency in Microsoft Office Suite and HR management systems. ~
