Payroll Supervisor

Metro Supply Chain is a strategic supply chain solutions partner to some of the world’s fastest growing and most reputable organizations. For 50 years, it has excelled at tailoring integrated, data driven solutions, fueled by advanced systems and technology, that fulfill complex and challenging distribution needs. Managing 22.5 million square feet operating out of more than 190 sites across North America and Europe with a team of 9,000, it is one of Canada’s largest privately owned supply chain solutions companies. Metro Supply Chain is a 2024 winner of the Canada’s Best Managed Companies program, recognized for its strategic expertise, culture of innovation and commitment to its people and local communities.

SUMMARY

The Payroll Supervisor works closely with the Corporate Payroll Manager to ensure the accurate, timely, and compliant delivery of payroll services across the organization. This role provides hands-on leadership to the payroll team and is responsible for overseeing full-cycle payroll processing, auditing, benefits reconciliation, and continuous improvement of payroll processes.

The successful candidate will bring strong technical payroll expertise, proven leadership skills, and experience supporting both unionized and non-unionized employee groups in a fast-paced, deadline-driven environment.

RESPONSIBILITIES

Payroll Operations & Compliance

• Coordinate and oversee the timely and accurate processing of payroll, ensuring the integrity of all payroll data prior to final submission.
• Review and validate all payroll records, including earnings, deductions, benefits, and garnishments, before processing.
• Ensure compliance with all applicable federal, provincial/state, and local payroll legislation across Canada and the United States.
• Maintain awareness of payroll legislation across Canada. US legislative awareness is an asset.
• Analyze payroll discrepancies and complex issues, providing appropriate and timely resolutions.

Team Leadership & Supervision

• Lead, coach, and support payroll team members, managing day-to-day workload, priorities, and performance.
• Provide guidance and hands-on support during high-volume processing periods, audits, and year-end activities.
• Act as a temporary back-up for payroll team members in Canada and the US during vacation or absence periods, as required.

Systems, Reporting & Process Improvement

• Implement, maintain, and review payroll data processing systems, ensuring accuracy, controls, and efficiency.
• Support payroll implementations and integrations related to system changes, acquisitions, or organizational growth.
• Prepare and review statistical reports, payroll summaries, and benefit-related statements for internal stakeholders.
• Perform reconciliation of group insurance and benefit programs.
• Assist with year-end payroll activities, including reconciliations, reporting, and government submissions.
• Support internal and external audits by providing documentation, explanations, and issue resolution as needed

Employee & Stakeholder Support

• Serve as a key payroll contact for unionized and non-unionized employees, responding to inquiries with professionalism and discretion.
• Escalate potential service issues, risks, or compliance concerns to the Corporate Payroll Manager in a timely manner.
• Collaborate closely with HR, Finance, and other internal partners to ensure payroll accuracy and alignment.

REQUIRED EXPERIENCE & QUALIFICATIONS

• Minimum 5 years of experience in a similar role, with hands-on responsibility for full payroll cycle processing.
• Experience with Ceridian Dayforce HRIS is a must.
• Proven experience processing Canadian payroll. US payroll processing experience is a definite asset.
• Excellent knowledge of payroll rules, legislation, and compliance standards.
• Demonstrated experience supporting system implementations or integrations is an asset.
• Strong leadership, coaching, and people management skills.
• Highly detail-oriented with strong analytical and problem-solving capabilities.
• Ability to manage multiple priorities and high-volume workloads in a time-sensitive environment.
• Strong organizational skills with the ability to adapt quickly to change.
• High level of discretion when handling confidential and sensitive payroll information.
• Proficiency with Microsoft Office, including Excel.
• Fully bilingual in English and French (spoken and written).

EDUCATION & CERTIFICATIONS

• Completion of payroll-related courses.
• Member of the Canadian Payroll Association (CPA) preferred or in progress.

WORK ENVIRONMENT

• Hybrid 3-Days in office required in Lachine, Quebec.
• Fast-paced environment with tight deadlines.

The position holder will be required to communicate regularly with clients, management and colleagues located outside Quebec as part of work and case follow-ups. An advance level of spoken and written English is required

Why Join Us

– Work in an environment where safety is our first priority

– The opportunity to build a career with a growing company

– Medical, dental, and vision coverage for you and your family

– Life and disability insurance

– Wellness programs to support your family’s well-being

– A Retirement Savings Program with a company match

– Company team wear allowance

– Employee Appreciation Day

– Company sponsored social events

– Community volunteering

RESPONSABILITÉS

Opérations de la paie et conformité

• Coordonner et superviser le traitement de la paie de façon ponctuelle et précise, en assurant l’intégrité de toutes les données de paie avant leur soumission finale
• Réviser et valider tous les enregistrements de paie, incluant les gains, retenues, avantages sociaux et saisies-arrêts, avant le traitement.
• Assurer la conformité avec toutes les législations applicables en matière de paie aux niveaux fédéral, provincial/étatique et local, au Canada et aux États-Unis.
• Maintenir une connaissance à jour des législations de paie au Canada. Une connaissance des lois américaines est un atout.
• Analyser les écarts de paie et les situations complexes, et fournir des solutions appropriées dans des délais raisonnables.

Leadership et supervision d’équipe

• Diriger, encadrer et soutenir les membres de l’équipe de paie, en gérant les activités quotidiennes, les priorités et la performance.
• Fournir des orientations et un soutien opérationnel lors des périodes de traitement à volume élevé, des audits et des activités de fin d’année.
• Agir à titre de remplaçant temporaire pour les membres de l’équipe de paie au Canada et aux États-Unis lors des vacances ou absences, au besoin.

Systèmes, rapports et amélioration des processus

• Mettre en place, maintenir et réviser les systèmes de traitement des données de paie, en assurant l’exactitude, les contrôles et l’efficacité.
• Soutenir les implantations et intégrations liées aux systèmes de paie dans le cadre de changements organisationnels, d’acquisitions ou de la croissance de l’entreprise.
• Préparer et valider des rapports statistiques, des sommaires de paie et des relevés liés aux avantages sociaux pour les parties prenantes internes.
• Effectuer la conciliation des programmes d’assurance collective et d’avantages sociaux.
• Participer aux activités de fin d’année de la paie, incluant les conciliations, les rapports et les remises gouvernementales.
• Soutenir les audits internes et externes en fournissant la documentation, les explications et la résolution des enjeux au besoin.

Soutien aux employés et aux parties prenantes

• Agir à titre de personne-ressource clé pour la paie auprès des employés syndiqués et non syndiqués, en répondant aux demandes avec professionnalisme et discrétion.
• Escalader rapidement au Gestionnaire corporatif de la paie tout enjeu potentiel lié au service, aux risques ou à la conformité.
• Collaborer étroitement avec les équipes des Ressources humaines, des Finances et les autres partenaires internes afin d’assurer l’exactitude et l’alignement de la paie.

EXPÉRIENCE ET QUALIFICATIONS REQUISES

• Minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle similaire, incluant une responsabilité concrète du cycle complet de la paie.
• Une expérience avec le SIRH Ceridian Dayforce est indispensable.
• Expérience avérée dans le traitement de la paie canadienne. Une expérience dans le traitement de la paie américaine constitue un atout important.
• Excellente connaissance des règles, de la législation et des normes de conformité en matière de paie.
• Expérience démontrée dans l’implantation ou l’intégration de systèmes constitue un atout.
• Solides compétences en leadership, en coaching et en gestion d’équipe.
• Grand souci du détail, doublé de solides capacités d’analyse et de résolution de problèmes.
• Capacité à gérer de multiples priorités et une charge de travail importante dans un environnement où les délais sont serrés.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à s’adapter rapidement aux changements.
• Haut niveau de discrétion dans la gestion et le traitement d’informations de paie confidentielles et sensibles.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, incluant Excel.
• Parfaitement bilingue (anglais et français), tant à l’oral qu’à l’écrit.

FORMATION ET CERTIFICATIONS

• Formation en paie complétée.
• Membre de l’Association canadienne de la paie (ACP), statut actif privilégié ou en cours d’obtention.

ENVIRONEMENT DE TRAVAIL

• Mode hybride : présence requise 3 jours par semaine au bureau, à Lachine (Québec).
• Environnement dynamique et au rythme soutenu, avec des échéanciers serrés.