Administrative and Governance Officer – sherbrooke

Talent Innovation Canada, or TICAN, powers Canada’s innovation economy by embedding the country’s brightest graduate talent into it’s most innovative firms, accelerating breakthrough technology development and growing Canadian IP. Focusing on the areas of biomanufacturing & bioscience, microelectronics & ICT, clean growth, and mobility, TICAN is supporting Canadian firms to be leaders in these critical sectors and ensuring access to a talent pipeline to support their long-term technology roadmaps. 

TICAN launched in late 2025 and is building the team to deliver this impactful vision. Reporting to the Chief Operating Officer, the inaugural administrative and governance officer will have the opportunity to work alongside the founding team and board of directors as the organizational infrastructure and governance processes are built and the programming is delivered. As part of a rapidly growing start-up organization, the incumbent must be comfortable with some ambiguity and excited about the possibility to build something great. 

Key duties and responsibilities include:

Support for the TICAN Board of Directors and subcommittees of the board:

• Build board packages and agendas in collaboration with executive team and the Chair of the Board
• Secure venues and act as on-site point of contact for in-person meetings across Canada
• Schedule and coordinate in-person meetings for the board of directors in various cities across Canada
• Support and coordinate travel arrangements for board of directors to attend board meetings
• Act as board secretariat at board meetings with accurate and timely meeting minutes and action items
• Track action items from board meetings
• Support work of multiple board sub-committees
• Organize and coordinate in-person and virtual sub-committee meetings as required

Support for the TICAN executive team:

• Provide administrative support to TICAN executive team in scheduling meetings and coordinating calendars
• Liaise with external stakeholders to coordinate meetings with executive team as required
• Provide general administrative and operational support to TICAN executive and operations staff team as required

Key skills, attributes, experience, and qualifications:

• High-degree of professionalism in working with diverse stakeholders
• Excellent business writing skills
• Demonstrated ability to manage multiple competing priorities
• Strong attention to detail
• Strong interpersonal skills, including excellent communication skills
• Proven ability to work collaboratively across a range of stakeholders
• Excited by the opportunity to be building something from scratch
• Highly collaborative professional who thrives in a fast-paced environment
• Self-starter who is comfortable working remotely within a team
• Ability to work across time zones as required
• Ability to travel across Canada as required
• 5 years of experience in a related role
• Bilingual French and English
• A university degree

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Talent Innovation Canada ou TICAN propulse l’économie de l’innovation du Canada en intégrant les talents des cycles supérieurs les plus brillants du pays dans les entreprises les plus innovatrices afin d’accélérer le développement de technologies de pointe et de faire croître la PI canadienne. En mettant l’accent sur les domaines de la biofabrication et de la bioscience, de la microélectronique et des TIC, de la croissance propre et de la mobilité, TICAN soutient les entreprises canadiennes afin qu’elles soient des leaders dans ces secteurs cruciaux et leur assure l’accès à un réservoir de talents pour soutenir leurs feuilles de route technologiques à long terme.

TICAN a été lancé à la fin de 2025 et crée actuellement une équipe afin de livrer cette vision percutante. Relevant de la Cheffede l’exploitation, la personne qui inaugurera ce poste aura l’occasion de travailler aux côtés de l’équipe fondatrice et du conseil d’administration fondateur alors que l’infrastructure organisationnelle et les processus de gouvernance sont créés et que la programmation est offerte. Faisant partie d’une organisation en démarrage à croissance rapide, la personne choisie doit être confortable avec une certaine ambiguïté et être enthousiaste à l’idée de créer quelque chose de grand.

Les principales fonctions et responsabilités incluent :

Soutien au conseil d’administration et aux sous-comités du c.a. de TICAN :

• Créer les ordres du jour et la documentation pour le c.a. en collaboration avec l’équipe de direction et la présidence du c.a.
• Réserver les lieux de réunions et être le point de contact pour les réunions en personne à travers le Canada
• Planifier et coordonner les réunions en personne pour le conseil d’administration dans diverses villes à travers le Canada
• Soutenir et coordonner les préparatifs de voyage pour que les membres du conseil d’administration participent aux réunions du c.a.
• Agir à titre de secrétaire lors des réunions du c.a. en rédigeant les procès-verbaux et les mesures à prendre de façon précise et en temps opportun
• Faire le suivi des mesures à prendre des réunions du c.a.
• Soutenir le travail des nombreux sous-comités du c.a.
• Organiser et coordonner les réunions en personne et virtuelles des sous-comités au besoin

Soutien à l’équipe de direction de TICAN :

• Fournir du soutien administratif à l’équipe de direction de TICAN pour la planification de réunions et la coordination des horaires
• Faire le lien avec les parties prenantes externes afin de coordonner des réunions avec l’équipe de direction au besoin
• Fournir du soutien administratif et opérationnel général à l’équipe de direction et opérationnelle au besoin

Principales compétences, caractéristiques, qualifications et expérience :

• Haut degré de professionnalisme lors du travail avec diverses parties prenantes
• Excellentes compétences en rédaction commerciale
• Capacité avérée à gérer de multiples priorités concurrentes
• Grande attention aux détails
• Fortes compétences interpersonnelles, y compris d’excellentes compétences en communication
• Capacité avérée à travailler en collaboration avec une gamme de parties prenantes
• Enthousiaste à l’occasion de construire du neuf
• Personne professionnelle très collaborative qui s’épanouit dans un milieu où le travail se déroule rapidement
• Faire preuve d’innovation et être à l’aise avec le travail à distance au sein d’une équipe
• Capacité à travailler dans divers fuseaux horaires au besoin
• Capacité de voyager au Canada au besoin
• 5 ans d’expérience dans un rôle pertinent
• Bilinguisme (français/anglais)
• Un diplôme universitaire

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